Mobile Bestellerfassung von BARCOTEC bei Donauland Österreich

 

Wien, November 2009 – Mit 400.000 Mitgliedern ist Donauland Österreichs größter Buch- und Medienclub. Die Transparenz in den Filialen ist dem Unternehmen sehr wichtig für die Zufriedenstellung seiner Kunden. Um immer zu wissen welches Buch in welcher Filiale vorrätig ist werden nun mobile Datenerfassungsgeräte und die Connectivity-Software „easyMITS“ von BARCOTEC eingesetzt. BARCOTEC ist seit über 20 Jahren führender Anbieter von mobilen Datenerfassungssystemen in Österreich.

 

Das BHT-400-Terminal mit „easyMITS“-Software von BARCOTEC bei Donauland. Die Inventur wird durch Zuhilfenahme der mobilen Terminals „BHT-400“ enorm verkürzt. In allen Donauland-Filialen wird mit dem BARCOTEC-System gearbeitet. Die Mitarbeiter sind von der einfachen Handhabung und der Schnelligkeit der Durchführung einer Inventur begeistert.

Bei Donauland wird Kundenzufriedenheit groß geschrieben. Der Filialverkauf ist neben dem Postversand, der persönlichen Betreuung und dem Internetportal einer der vier wichtigen Vertriebswege von Donauland. Um dem interessierten Leser dort Auskunft über die Vorrätigkeit seines gewünschten Buches geben zu können wird seit Kurzem mit mobilen Datenerfassungsgeräten gearbeitet.

 

Besonders in der größten der neun Donauland Filialen auf der Wiener Mariahilfer Straße herrschte früher das Problem eines unbekannten Warenbestandes. Da alle Bücher unter einer Sammelnummer verkauft wurden, wussten die Mitarbeiter nicht genau welche Artikel sie vorrätig hatten und welche nicht. Die 13-stellige EAN-Nummer eignete sich aufgrund der Länge nicht zur manuellen Erfassung, da bei derart vielen Zahlen die händische Eingabe sehr fehleranfällig war.

 

Obwohl das Unternehmen den Einsatz von mobilen Terminals bereits seit zehn Jahren im Hinterkopf hatte, gab diese Situation nun den entscheidenden Auslöser zur Umsetzung der Automatisierung.

 

„Die IT soll Prozesse optimaler, schneller und billiger machen“, erklärt Herbert Schöfbänker, CIO bei Donauland, die Anforderungen. „In der manuellen Abhandlung von Inventur und Bestellungen in den Filialen haben wir eine große Lücke entdeckt. Die Grundbestellungen laufen automatisch über die Zentrale, doch der filialspezifische Bedarf darüber hinaus war händisch und somit langsam, ungenau und zeitintensiv.“

 

Zuerst informierte sich die IT-Abteilung von Donauland über normale Datenterminals. Doch schon bald kam die Idee auf, nicht nur offline zu arbeiten sondern gleich online die Daten ansehen und vergleichen zu können. Bei dem Wunsch nach mobilen Datenerfassungsgeräten trafen sie mit der Wahl für BARCOTEC eine schnelle Entscheidung. Nur wenige Wochen nach dem Kennenlernen wurde bereits die erste Inventur durchgeführt.

 

Durch die Automatisierung wird nun viel Zeit eingespart, die Donauland-Mitarbeiter effektiver nutzen können. Anstatt sich mit der Administration aufzuhalten haben die Verkäufer jetzt mehr Zeit sich auf den Kunden zu konzentrieren und die interessierten Leser umfassend zu beraten. Durch die hohe Genauigkeit der erfassten Daten können die Mitarbeiter die Kunden nicht nur mit mehr Zeit, sondern auch mit mehr Qualität beraten, da nun klar ist wo welches Buch geführt wird und wie der Bestand aussieht.
 

 

Die etwa 2.500 Filialartikel wurden zuvor manuell in einer tagelangen Inventur erfasst. Arbeitszeiten von bis in die Nacht hinein sind nun auf etwa 6 Stunden reduziert. Mit dem mobilen Datenerfassungsgerät „BHT-400“ und der Software „easyMITS“ ist die Inventur jetzt mehr als doppelt so schnell und die Fehlerquellen der händischen Erfassung wurden minimiert. Die Nachbearbeitung der Fehler fällt weg und spart Donauland noch mehr Zeit. Außerdem konnte durch die Möglichkeit Differenzen im Bestand sofort zu erkennen und zu klären eine enorme Qualitätsverbesserung erreicht werden.

 

Die Möglichkeit der Mengeneingabe am Gerät hat sich dabei als besonders praktisch erwiesen. Gleiche Artikel müssen nur ein Mal eingescannt werden, so reduziert sich die Anzahl der Scanvorgänge um ein Vielfaches auf nur etwa 4.000 Scans pro Inventur.

 

Ermöglicht wird das durch die Software „easyMITS“ von BARCOTEC. Die vier Prozesse Einlagerung, Auslagerung, Umlagerung und Inventur trafen genau das, was sich Donauland vorgestellt hatte. Doch „easyMITS“ kann noch viel mehr, wie Schöfbänker begeistert feststellte: „Der Konfigurator ist selbsterklärend und einfach zu bedienen. Wir können damit selbst Prozesse definieren wie wir möchten, wir können bestehende Prozesse verändern oder ganz neue entwickeln, und das ohne zusätzliche Dienstleistungskosten. In Zukunft werden wir auf jeden Fall noch Erweiterungen wie beispielsweise die Lagerstandsüberprüfung vornehmen. Und wer weiß was uns noch einfällt, denn mit dem Essen kommt der Appetit!“
 

 

Durch die Auswahl einer Standardsoftware konnte die Implementierung des Systems sehr schnell erfolgen, da die Connectivity-Software bereits fertig ausprogrammiert und lieferbereit war. „Wir hatten Angst, dass eine Standardsoftware generell nur 70 bis 80 % dessen umsetzen kann was man gerne hätte“, erzählt Schöfbänker, „aber ‚easyMITS’ deckt alle unsere Bedürfnisse ab, die jetzigen und auch alle die wir uns in Zukunft vorstellen können!“

 

Zur Datenübertragung wurden alle Filialen mit Wireless LAN ausgestattet. Auch das ist eine lohnende Investition für Donauland, da das WLAN zukünftig auch für andere Hardware nutzbar ist.
 

 

Donauland legte viel Wert darauf, die Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess für das mobile Gerät einzubinden. So testeten die im Verkauf tätigen Damen drei verschiedene Terminals und entschieden sich für das Modell „BHT-400“ vom Hersteller Denso. Der Grund dafür war die Bedienerfreundlichkeit des Scanners. Es konnte im Hinblick auf seine handliche Größe punkten, da das Gerät auch mit nur einer Hand bedient werden kann. Außerdem bestach das scharfe Farbdisplay.

 

Als kurz nach der Auslieferung schon die erste Inventur und somit die erste Einschulung der Mitarbeiter gemacht wurde, musste den Mitarbeitern nicht viel erklärt werden. „Die Funktionsweise ist einfach und benutzerfreundlich. Die Windows-Oberfläche ist den Menschen vertraut, und das Display des Scanners basiert darauf“, strahlt Schöfbänker. „Die Einführung der Geräte hat große Freude in der Filiale ausgelöst. Die IT hat den Ruf komplizierte Anwendungen zu bringen, doch die mobile Datenerfassung ist denkbar einfach. Die Arbeitserleichterung war für alle Mitarbeiter offensichtlich.“

 

Neben der Inventur soll zukünftig auch die filialspezifische Bestellabwicklung und die Retourenverarbeitung automatisch abgehandelt werden. „Dabei verlassen wir uns weiterhin auf BARCOTEC“, meint Schöfbänker, „BARCOTEC ist ein kompetenter Partner und ein zuverlässiges, österreichisches Unternehmen.“  

 

BARCOTEC ist Anbieter von Lösungen zur automatischen Identifikation (Barcode, RFID) sowie Datenerfassungssystemen. Vor über 20 Jahren gegründet hat sich das Unternehmen als führender Anbieter mit Vertretungen weltweiter Marktführer wie DENSO, DATALOGIC, GOTIVE, DLOG und CITIZEN erfolgreich am Markt etabliert. Im hauseigenen, von den Herstellern autorisierten Service-Center in Wien und Salzburg werden Kunden europaweit mit minimalen Durchlaufzeiten betreut. Ferner ist BARCOTEC Mitglied der Bundesvereinigung für Logistik (BVL) und des Vereins Netzwerk Logistik (VNL).