Flottenmanagement-Systeme – welches passt zu meinem Unternehmen?

Wie Sie die richtige Entscheidung für das für Ihre Fahrzeugflotte ideale Informationssystem treffen – von Peter Hecker, Key Account Manager bei der Kienzle Automotive GmbH

Die Entscheidung für die Einführung einer Flotten-Management Lösung  hat weitreichende Konsequenzen. Zum einen sollte das System über einen langen Zeitraum einsatzfähig bleiben und aussagekräftige, handlungsleitende Informationen liefern. Zum anderen soll das eingesetzte Kapital schnell amortisiert werden. Schnelle Amortisation und langfristige Investitionssicherheit lassen sich durch die richtige Wahl der Lösung und des Lösungspartners umsetzen. Welche Überlegungen hier eine Rolle spielen und wie Sie eine nachhaltige und richtige Entscheidung treffen können, haben wir hier  für Sie zusammengestellt.

Zunächst die entscheidende Frage: Warum ein Flotten-Management System? Was leistet ein Flotten-Management Informationssystem für Sie und Ihren unternehmerischen Erfolg?

Wir verstehen unter einer Flotten-Management Lösung technische Systeme, Dienste und Dienstleistungen zur Informationserfassung aus Fahrzeugen, Maschinen  und anderen mobilen Einheiten mit dem Ziel, diese Investitionsgüter zielgerichteter und effizienter einzusetzen. Schwerpunkte sind dabei

–          Senkung der Betriebskosten

–          Erhöhung der Sicherheit – für Fahrer, Passagiere oder Fracht

–          Unterstützung bei der Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen und Betriebsvereinbarungen und

–          die Reduzierung negativer Einflüsse auf unsere Umwelt.

Wie nun finden Sie die für Sie und Ihr Unternehmen ideale Flotten-Management Lösung?

Der erste Schritt – Das technische Konzept

Am Anfang sollte immer die Frage nach den Zielen stehen. Schon jetzt sollten Sie darauf achten, dass der mögliche System-Partner/Berater Ihnen helfend und kompetent zur Seite steht und in der Lage ist eine professionelle Analyse der Ist- und Soll-Situation zu erstellen. So sollten die Fragen lauten:

Welche Probleme möchten/müssen wir gemeinsam mit Ihnen für Ihr Unternehmen lösen? Welches Optimierungspotential besteht in Ihrem Unternehmen? Wo wollen Sie sich verbessern? Wen im Unternehmen müssen Sie mit einbinden, um Ihre Ziele erfolgreich umzusetzen?

Je konkreter und präziser diese Ziele beschrieben sind, desto einfacher wird später die Auswahl einer optimalen Lösung sein.

Ziele können zum Beispiel sein:

§  Die Kraftstoffkosten sollen um 5% bis 10% gesenkt werden. Die Struktur der Fahrzeugflotte und Fahrweise der Fahrer sollen einbezogen werden. Nebenziele sind Verringerung von Verschleiß (Instandhaltungskosten und Wiederverkaufswert), Erhöhung der Sicherheit (Leib, Leben von Menschen und Versicherungsbeiträge) und Nachhalten der konkreten Umsetzung unserer Unternehmensrichtlinien für einen nachhaltigen Umweltschutz.

§  Wir möchten den Prozess der Archivierung der Daten des Digitalen Tachographen automatisieren, um die  eingesparte Zeit für wertschöpfende Aktivitäten einsetzen zu können, und um die Kosten zu reduzieren.

Die Erfahrung zeigt, dass die Beschränkung auf wenige oder korrelierende Ziele die Amortisationsdauer deutlich reduziert. Denken Sie daran, dass ein Flotten-Management System ein effizientes Werkzeug zur Optimierung ist. Dieses Werkzeug muss jedoch richtig eingesetzt werden, um Nutzen zu bringen. Zu viele Veränderungen auf einmal führen oft zum „Verzetteln“ und das Potential wird nur sehr langsam oder unzureichend ausgeschöpft.

Wie gesagt: Spätestens jetzt sollten Sie auf mögliche Anbieter von Systemlösungen zugehen. Ein erfahrener Lösungsanbieter ist in der Lage, gemeinsam mit Ihnen sinnvolle Lösungsansätze zu erarbeiten.

Im nächsten Schritt sollte gemeinsam analysiert werden, wer in Ihrem Unternehmen welche Informationen wann und in welcher Form benötigt, um Entscheidungen treffen und Maßnahmen umsetzen zu können, die Sie Ihrem Ziel näher bringen. Die Anforderungen des Fahrers, der Fahrdienstplanung, des Fuhrparkleiters, des Werkstattmeisters oder des Managements können hier sehr unterschiedlich sein.

Aus diesem Informationsbedarf kann nun eine technische Lösung abgeleitet werden. Es wird dargestellt, welche Rohdaten aus den Fahrzeugen wie erfasst werden und wann diese in der Zentrale bereitgestellt werden. Es wird definiert, zu welchen Informationen diese Daten verdichtet werden, und über welche Berichte oder Realtime-Ansichten diese Informationen dann für die Anwender bereitgestellt werden.

Damit steht das technische Konzept.

Der zweite Schritt – Das Konzept zur Umsetzung, Prozesse definieren

Ein weiterer entscheidenden Punkt sind die Prozesse, die notwendig sind, um Ihre Lösung auszurollen, in Betrieb zu nehmen und über einen langen Zeitraum am Leben zu erhalten.

Im Ausrollprozess wird geregelt, wer welche Informationen für die Systemumgebung beschafft oder bereitstellt und wie die Koordination der Installation in die Fahrzeuge und gegebenenfalls in der Zentrale gestaltet wird. Ein Kommunikationsplan sichert ab, dass alle Parteien im Unternehmen rechtzeitig, transparent und bedarfsgerecht informiert werden, um das Projekt rückhaltlos mittragen zu können. Außerdem wird ein Schulungsplan erstellt, um Ihre Mitarbeiter zu qualifizieren, den Nutzen in kürzester Zeit zu realisieren.

Nach dem Ausrollen folgt die Systemstabilisierung, d.h. die Anpassung der Lösung an Ihre Anforderungen und Rahmenbedingungen im täglichen Einsatz. Am grünen Tisch lässt sich vieles definieren, aber erst im konkreten Einsatz kann eine solche Lösung geschliffen und passgerecht eingesetzt werden. Erst in der Praxis wird sich erweisen, wo noch Verbesserungsbedarf besteht. Das mögen Schwellwerte für kritische Ereignisse sein, Berichte, die noch benötigt werden oder die unnötig sind, oder einfach Abläufe, die nicht stimmig sind und korrigiert werden müssen. Und nicht zuletzt gehört zu diesem Prozessschritt auch die zunehmende Erfahrung Ihrer Mitarbeiter, die Informationen korrekt zu interpretieren und die richtigen Schlussfolgerungen daraus zu ziehen.

Nun muss noch geklärt werden, wie die Betreuung nach der Systemübergabe aussehen soll. Sollen sogenannte „Key-User“ im Unternehmen ausgebildet werden? Steht beim Lösungsanbieter eine sinnvolle Supportstruktur bereit? Wer darf/soll den Systemanbieter kontaktieren? Wie werden Tickets nachverfolgt?

All diese Fragen zu den Abläufen sollten ebenfalls definiert werden. Denken Sie daran, dass Sie einiges an Geld in eine solche Lösung investieren und diese sich nur rechnet, wenn das System funktioniert und Ihre Mitarbeiter mit diesem Werkzeug effektiv umgehen können.

Ein System verkaufen kann jeder Anbieter, ein System effizient ausrollen schon deutlich weniger. Ein System über einen langen Zeitraum zum Nutzen Ihres Unternehmens zuverlässig zu betreuen – da trennt sich die Spreu vom Weizen.

Machen wir uns nichts vor – ein komplexes Informationssystem wird immer wieder Schwächen zeigen, die zeitnah behoben werden müssen. Eine Flotte mit zum Beispiel 100 Fahrzeugen bedeutet nichts anderes, als ein Netzwerk mit 100 mobilen Bordrechnern, die in Echtzeit über Mobilfunk und Internet mit der Firmenzentrale verbunden sind.

Die Auswahl eines Partners für die Einführung einer Flotten-Management Lösung ist also eine langfristige Entscheidung, in der sowohl die Technik als auch der Partner selbst eine wesentliche Rolle spielen. Ein Blick in die letzten Bilanzzahlen, z.B. im elektronischen Bundesanzeiger (https://www.bundesanzeiger.de)   kann nicht schaden.

Fassen wir zusammen:

1.       Konkrete Beschreibung Ihrer Ziele – wenige sind hier mehr.

2.       Lösungskonzept zur Realisierung ihres Informationsbedarfs und aller relevanter Prozesse.

3.       Entscheidung für den richtigen Lösungs-Partner.

4.       Ausrollen der Projektes – technisch und organisatorisch.

5.       Stabilisierung – Feinschliff im harten Tagesgeschäft.

6.       Laufende Betreuung über den gesamten Zeitraum der Systemlaufzeit.

Hinweise und Tipps:

§  Werfen Sie einen Blick auf die installierte Basis der von Ihnen ins Auge gefassten Systemplattformen. Etliche 100.000 Einheiten deuten darauf hin, dass es sich um eine erprobte und im Markt erfolgreich eingesetzte Plattform handelt.

§  Sie investieren viel Geld und wählen hier einen langjährigen Partner.  Hier spielen dessen Unternehmensstruktur, Finanzkraft aber auch Sympathie und Vertrauen eine große Rolle.

§  Die effiziente Nutzung  eines Informationssystems bringt den Erfolg.  Der richtige Lösungspartner sollte Sie bei der Einführung und im laufenden Betrieb jederzeit unterstützen können, das Maximum herauszuholen.

§  Eine Lösung ergibt sich erst aus dem Zusammenspiel der Mitarbeiter Ihres Unternehmens, der technischen Plattform und den Mitarbeitern Ihres Lösungspartners. Dies stellt sicher, dass Sie Ihre quantitativen oder qualitativen Ziele erreichen können.

Quelle: MiX Telematics

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