LPR wagt SAP

Realisiert wurde das Projekt durch den SAP-Partner arvato Systems Technologies.

Am 22. Januar 2009 war der Handel perfekt: Damals stand fest, dass der mittelständische Express- und Logistikdienstleister LPR das Innight-Geschäft der UPS SCS GmbH komplett übernehmen sollte. Ein großer Teil der zusätzlichen Aufträge bestand in der nächtlichen Ersatzteilversorgung für mobile Service-Techniker. Dabei werden die Sendungen direkt in den Kofferraum der Service-Fahrzeuge oder an anderen vereinbarten Orten hinterlegt.

„Damit hatten wir von einem Tag auf den anderen unser Nachtexpress-Volumen auf 10.000 Aufträge pro Tag verdoppelt“, erinnert sich Hartmut Jadallah, der bei LPR die Bereiche Marketing und Vertrieb verantwortet.

Um diesen Schritt zu ermöglichen, musste innerhalb weniger Wochen in Bad Hersfeld ein zweites Hub aufgebaut und in die Abwicklung mit den rund 25 Gebietspartnern integriert werden. Außerdem war es notwendig, die bisherige Umschlags-Software sowie die verwendeten Handscanner der Fahrer und Lagermitarbeiter zu ersetzen. „Das altes System war bereits an seine Grenzen gestoßen“, bekräftigt Jadallah. Für dieses Mammut-Projekt hatte sein Kollege, LPR-Logistikleiter Michael Bonnes, gerade mal drei Monate Zeit.

Empfohlener Partner
Trotz des hohen Termindrucks wollte das LPR-Management keine Kompromisse bei der Soft- und Hardware-Qualität eingehen. Gesucht wurde eine langfristig erweiterbare und bewährte IT-Lösung, die ohne Schnittstellen im gesamten Unternehmen eingesetzt werden kann. Im Rahmen eines von LPR betriebenen Online-Shops für Ersatzteile hatte Bonnes bereits gute Erfahrungen mit SAP gesammelt. Als Partner für das neue Projekt war ihm von SAP die Bertelsmann-Tochter arvato Systems Technologies empfohlen worden, die sich auf die Logistikbranche spezialisiert hat.

Für LPR war von vorne herein klar, dass die von SAP angebotene Einstiegs-Variante „Business One“ nicht für die eigenen Anforderungen geeignet war. An SAP R3 beziehungsweise der auf R3-Basis von arvato entwickelten Logistik-Lösung „Best4LSP“ führte kein Weg vorbei. Bei LPR sorgt Best4LSP für die komplette Umschlags-Abwicklung, Tracking & Tracing, die Übernahme der zu 90 Prozent elektronisch übermittelten Aufträge, die Steuerung der angeschlossenen Scanner sowie den Ausdruck der Rollkarten.

Verbessertes Reporting
Außerdem übernimmt das System die automatische Tourenbildung sowie die Retourenabwicklung. „Arvato hat es geschafft, unsere speziellen Anforderungen ohne Modifikationen in SAP zu realisieren“, betont Bonnes. Dadurch bleibt die LPR-Lösung im SAP-Standard und releasefähig – das ist für die künftigen Wartungs- und Anpassungskosten bei neuen Versionen ein entscheidender Vorteil.

Eine weitere Herausforderung des IT-Projektes bestand in den Ansprüchen der frühren UPS-Kunden an das Reporting. „UPS hatte sehr individuelle Lösungen und spezifische Berichte für einzelne Verlader ermöglicht“, erinnert sich Bonnes. Mit seinem alten IT-System hätte LPR diese Informationshunger nicht stillen können. Mit Best4LSP können jetzt problemlos kundenindividuelle Reports konfiguriert werden – dadurch konnte LPR sein gesamtes Berichtswesen erheblich verbessern und bietet seinen Kunden eine weitaus höhere Transparenz.
Unternehmensweiter Einsatz
„Bis 8.00 Uhr morgens erhalten jetzt alle unsere Kunden automatisch einen Status-Report über alle Sendungen“, sagt Jadallah. Dies sei zwar schon vor SAP möglich gewesen, hätte bei LPR aber einen großen Mehraufwand verursacht. Neu ist auch, dass sich jeder Kunden seinen Report selbst zusammenstellen und zum Beispiel nach Postleitzahlen oder Auslieferzeiten sortieren lassen kann. Geplant sind zudem noch einige grafische Darstellungsarten.

LPR will die neue SAP-Lösung nicht nur für das operative Geschäft im Transportbereich und den elektronischen Datenaustausch nutzen, sondern auch für die Lageraktivitäten und die gesamte Administration. Ziel ist, alle anderen Lösungen im Unternehmen durch SAP abzulösen und nur noch eine integrierte Lösung für die gesamte Firmengruppe zu betreiben. Demnächst läuft bei LPR auch die gesamte Abrechnung über SAP. „Dadurch sind wir nicht nur genauer, sondern auch schneller, was zu einem verbesserten Cash-flow führen wird“, ist Bonnes überzeugt.

Die zentrale Lösung führt zudem zu einem erleichterten Monitoring. Fehler und Unstimmigkeiten bei einzelnen Aufträgen oder Kunden können schneller gefunden und behoben werden. Dadurch steigt auch die Auskunftsbereitschaft gegenüber den Auftraggebern, die sich jetzt wesentlich komfortabler via Internet über die verschiedenen Sendungsstatus informieren können.

Einfache Adresspflege
Innerhalb der sehr kurzen Projektzeit konnte arvato aber auch einige Speziallösungen für LPR verwirklichen. Eine davon ist die spontane Umbuchung einzelner Packstücke während der Verladung auf abweichende Touren. „Wenn ein Fahrer sieht, dass eine für seine Tour bestimmte Sendung nicht mehr hineinpasst, kann diese durch einen anderen Fahrer gescannt und verladen werden“, berichtet Bonnes. Da die von Symbol stammenden Hand-Scanner direkt an das SAP-System angebunden sind, wird jede Änderung sofort automatisch verbucht.

Gleiches gilt für jede Änderung im Ausliefer-Modus. Sollte sich zum Beispiel der Standort einer Entladestelle ändern, kann dies der Fahrer sofort in seinem Handterminal vermerken – diese Information steht dann ab sofort für alle nachfolgenden Aufträge für diesen Empfänger zur Verfügung. Früher erfolgte dieser Prozess zeitverzögert auf dem Papier.

Planmäßig an den Start
Ein weiterer Kundenvorteil besteht in der gestiegenen Prozessqualität. Durch die Durchgängigkeit des schnittstellenfreien System sind Datenverluste praktisch ausgeschlossen. Vor dem Hintergrund der hochsensiblen Aufträge, bei denen eilige Ersatzteile direkt in die Fahrzeuge von Service-Technikern geliefert werden, ist dies in wichtiges Argument. Sollte es bei der Auslieferung dennoch zu Problemen kommen, erfährt dies der Kunde umgehend per SMS oder auf einem anderen vorkonfigurierten Weg. Spätestens um 7.00 Uhr melden die Fahrer alle Sendungen, die zu diesem Zeitpunkt noch nicht zugestellt wurden. Vom Handscanner fließt die Information direkt in SAP und von dort an den Auftraggeber, der somit die Tour des Technikers noch umplanen kann. Auf umgekehrtem Wege können LPR-Kunden nun kurzfristig geänderte Ziele für einzelne Sendungen durchgeben.

Im Juni 2009 konnte die SAP-Lösung planmäßig ihren Dienst bei LPR aufnehmen. Mit seinen positiven Projekterfahrungen will der Logistikdienstleister anderen Unternehmen aus dem Mittelstand Mut machen, sich an große SAP-Projekte heranzuwagen. Ein Punkt sei jedoch von entscheidender Bedeutung: Der ausgewählte SAP-Partner sollte Referenzen in der eigenen Branche mitbringen, so wie sie arvato in der Logistik vorweisen könne. „Dadurch wird das Projektrisiko deutlich verringert“, betont Marketingleiter Jadallah.

Quelle: MyLogistics       
Portal:  www.logistik-express.com