Nachschub mit Köpfchen

Eine der größten Herausforderungen im Handel ist die Warennachschubplanung. Wie gelangt die Ware zur richtigen Zeit in der richtigen Menge an den richtigen Ort? Händler müssen stets eine hohe Produktverfügbarkeit in den Regalen sicherstellen. Nur so können sie die Nachfrage der Kunden erfüllen und eine ansprechende Produktpräsentation bieten. Aus Kostengründen können und wollen sie jedoch nicht beliebig viel Ware und damit gebundenes Kapital im Lager und den Regalen puffern. Daher müssen sie den Bedarf genau vorhersagen und nur so viel bestellen und lagern, wie ihre Kunden in der nächsten Zeit kaufen werden. Dabei helfen automatische Prognose- und Bestellsysteme wie das der Schweizer SAF AG.

In die Bestellberechnung fließen alle Informationen ein, die Aufschluss über den Abverkauf in der Vergangenheit geben. Zusätzlich berücksichtigt das System mit Hilfe moderner statistischer Verfahren den Einfluss von Trends, saisonalen Unterschieden, Feiertagen, Preisen und anderen Faktoren – und das für jeden einzelnen Artikel in jeder einzelnen Filiale. In Sekundenschnelle bearbeitet die Software Millionen von Daten und bestimmt den Bedarf der nächsten Tage, Wochen und Monate. Der Disponent muss also nicht mehr manuell den Bedarf bestimmen, sondern arbeitet mit den automatisch berechneten Bestellungen auf Basis der Absatzprognosen. So kann der Händler den Zeitaufwand für die Bestellungen senken und gleichzeitig die Lager- und Prozesskosten minimieren. Beispielsweise reduzierte der Lebensmittelhändler "tegut…" innerhalb von nur neun Wochen im Pilotbetrieb für ausgewählte Artikel seinen Bestand um mehr als 17 Prozent. Die Out-of-Stock-Rate fiel von 2,5 Prozent auf unter 0,5 Prozent.

Bei der erfolgreichen Umstellung von der manuellen, lieferantengetriebenen zur automatischen, kundenorientierten Disposition gibt es allerdings auch einiges zu beachten.

Flexibel bleiben!
Jede Branche ist verschieden, jedes Produkt verkauft sich anders. Viele Handelsunternehmen haben deshalb einen individuellen strategischen Ansatz, wie sie ihren Warennachschub organisieren. Daran sollten sie auch ihre Software orientieren, wenn sie von der manuellen zur automatischen Disposition wechseln. Denn die Anforderungen an den Bestellprozess können ganz unterschiedlich sein. So folgen die Verkaufsmuster eines Premiumanbieters zum Beispiel anderen Regeln als die eines Discounters, selten verkaufte Produkte verlangen andere Bestellszenarien als Verkaufsschlager. Die Deutsche Woolworth disponiert beispielsweise zu 100 Prozent vollautomatisch und führt den Bestellprozess vollständig von der Zentrale aus durch. Im Gegensatz dazu setzt dm-drogerie markt auf dezentrale Disposition.

Auf die Experten vertrauen!
Automatisierung bedeutet nicht, auf Fachwissen der Disponenten zu verzichten. Das zeigen nicht zuletzt die Beispiele von natura Drogerie, Polens zweitgrößter Beautykette, und dm-drogerie markt. Der Wechsel zur automatischen Disposition war Ende 2008 für natura zwingend notwendig geworden. Das Unternehmen wandelt sich von einer Drogeriemarkt- zur Beautykette, expandiert gleichzeitig stark und muss ein stetig wachsendes Artikel- und Bestellvolumen bewältigen. Pro Woche mussten die Disponenten rund 4,5 Millionen Bestellungen manuell überprüfen und folglich alle 3 Minuten eine Bestellung freigeben. Diese Aufgabe war nicht nur monoton, sondern ohne technische Unterstützung kaum mit hoher Qualität zu erfüllen. Mit der Einführung des automatischen Bestellsystems von SAF entlastet natura die Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit. Zudem verbesserte das Unternehmen die Bestellqualität und damit auch die Produktverfügbarkeit, da die Software das notwendige Bestellvolumen heute nicht nur schnell sondern auch präzise berechnet.

Durch die Entlastung bei der täglichen Bestellroutine haben Mitarbeiter deutlich mehr Zeit für direkt verkaufsrelevante Tätigkeiten, wie die Beratung der Kunden oder den Verkauf an der Kasse. Insbesondere bei dezentral organisierten Handelsunternehmen wie dm-drogerie markt ist es gewünscht, das Fachwissen der Disponenten weiterhin gezielt dort einzusetzen wo es benötigt wird – bei der Bestellung direkt in der Filiale. "Uns war es wichtig bei der Einführung der PC-gestützten Filialdisposition, die Betroffenen zu Beteiligten zu machen, da das Know-how der Mitarbeiter in jeder Filiale für die Bearbeitung der vom System gemeldeten Ausnahmen unerlässlich ist", verdeutlicht Rainer Haag, Leiter der Filialprozessoptimierung bei dm. Denn immer wieder gibt es Situationen, in denen nur der Disponent entscheiden kann, ob es Sinn macht, ein Produkt wieder zu bestellen. "Kommt beispielsweise eine ausländische Reisegruppe mit anderen Vorlieben und Geschmäckern, verkauft sich ein Produkt, das monatelang im Regal lag, plötzlich ganz schnell und der Bestand ist auf null", beschreibt Dr. Andreas von Beringe, Gründer von SAF, eine typische Situation, in der die Erfahrung des Disponenten gefragt ist.

Mitarbeiter überzeugen und motivieren!
Die Automatisierung der Warennachschubplanung macht das Aufgabengebiet der Disponenten facettenreicher, da sie Zeit gewinnen für Kundenberatung und –service. Statt wie früher tausende Bestellungen am Tag von Hand auszuführen, können sie sich auf wenige Ausnahmen konzentrieren, die ihnen das System als auffällig meldet, wie z.B. drohende Nullbestände. Die Qualität ihrer Bestellungen steigt und sie spüren, dass die Kunden durch die verbesserte Produktverfügbarkeit zufriedener werden und gerne in ihrer Filiale einkaufen.

Dennoch ist die anfängliche Skepsis vieler Disponenten vor der Einführung eines automatischen Dispositionssystems groß. Denn schließlich bringt der Wechsel eine deutliche Veränderung ihrer täglichen Arbeit mit sich. Umso wichtiger ist es, sie von Anfang an mit in den Umstellungsprozess einzubeziehen. Dieser Aspekt war für die Parfümeriekette Douglas besonders wichtig. Das Unternehmen hat sich 2009 für den Einsatz der Bestell- und Prognosesysteme von SAF entschieden. Da Service bei Douglas eines der wesentlichen Unterscheidungsmerkmale zu anderen Wettbewerbern ist, haben die Mitarbeiter eine ganz besondere Rolle. Vor der Umstellung auf automatische Disposition wurden die Mitarbeiter deshalb Schritt für Schritt über die Vorteile des neuen Systems informiert.

Die Beispiele von dm, Douglas und natura zeigen die Vorteile und den Nutzen für Händler, wenn Prozesse mit Hilfe innovativer Technologien modernisieren werden. Denn nur so können sie auch in Zukunft wettbewerbsfähig bleiben. Sie verdeutlichen aber auch, welche Herausforderungen die Umstellung von manueller auf automatische Disposition mit sich bringt. Und die Investition lohnt sich – die Vorteile der automatischen Warennachschubplanung spiegeln sich schnell auch in den Zahlen wieder.

Quelle: MyLogistics
Portal:  www.logistik-express.com