Peak Season, Projektgeschäft, Hochlauf: Wie Logistiker kurzfristig zusätzliche Kapazitäten organisieren

Die Logistikbranche gilt hinsichtlich ihres Personalbedarfs als einer der agilsten Sektoren überhaupt. Logistiker müssen flexibel bleiben und zugleich frühzeitig planen, um auf saisonale Spitzen, Ramp-ups oder temporären Projektbedarf reagieren zu können.

Das betrifft in Deutschland große Logistikregionen und Ballungszentren ebenso wie Standorte, die sich entlang zentraler Industrie- und Verkehrskorridore befinden. Ein One-Size-Fits-All-Ansatz stößt da schnell an seine Grenzen. Denn die Verfügbarkeit von Lagerflächen, Personal, Transportkapazitäten und Dienstleistern variiert nicht nur innerhalb Deutschlands, sondern sogar erheblich innerhalb einzelner Bundesländer.

Warum kurzfristig zusätzliche Kapazitäten nötig werden

Drei zentrale Faktoren spielen dabei eine Schlüsselrolle: Peak Seasons wie das Weihnachtsgeschäft oder der Black Friday sind gut planbar, aber die tatsächliche Auslastung beziehungsweise das abzuwickelnde Volumen ist es nicht. Statistisch ist hier im Mittel mit einem Mehrbedarf an Personal von 15 bis 40 % zu rechnen. Das Projektgeschäft bündelt vor allem spezielle Sonderprojekte, Umbauten oder einen erhöhten Bedarf durch akquirierte Großaufträge. Ramp-ups treten in der Logistik auf, wenn neue Standorte geschaffen, Kunden integriert oder Prozesse aufgesetzt werden müssen.

Neben diesen Punkten sind auch geografische Faktoren zu berücksichtigen. In Ballungszentren besteht beispielsweise ein erheblicher Wettbewerb um Lagerflächen und das Personal. Saisonale Peaks treten vor allem in E-Commerce- und Distributionsclustern auf. Beispiele hierfür sind die Regionen rund um Leipzig/Halle, Berlin-Brandenburg, Hamburg, die Rhein-Main- oder die Rhein-Ruhr-Region.

Personal flexibel aufstocken

Experten empfehlen in Peak-Season-Phasen wenigstens zu 60 % bis 70 % auf erfahrenes Stammpersonal zu setzen. Sie bilden das Fundament und können mit ihrer Erfahrung zugleich die weiteren Mitarbeitenden unterstützen. Aus diesem Grund sind in diesen Phasen Zusatzschichten und temporäre interne Verschiebungen ein valides und häufig genutztes Instrument. Über Zeitarbeit angestellte und befristete Kräfte kommen zum Stammpersonal hinzu. Sie füllen die Lücke, damit auch zu Spitzenzeiten eine reibungslose Abwicklung garantiert werden kann.

Dabei ist darauf zu achten, ob der regionale Arbeitsmarkt genügend Personal hergibt. Das ist wenig überraschend vor allem an großen Logistikstandorten eine Herausforderung. Peak-Season-Phasen treffen eben nicht nur ein Logistikunternehmen, sondern nahezu alle zeitgleich. Das führt zwangsläufig dazu, dass auch andere Logistikunternehmen nach Personal suchen. Ramp-ups sind im direkten Vergleich etwas einfacher zu bewältigen, da der Wettbewerb um Personal normalerweise weniger intensiv ist. Dann braucht es aber eben nicht nur Mitarbeitende für das Lager, sondern auch IT-Spezialisten, Anlagenbauer und Techniker – auch diese müssen zunächst erst einmal gefunden und akquiriert werden.

Lagerfläche, Technik und Prozesse anpassen

Bevor kostspielige Erweiterungen und externe Kapazitäten überhaupt in Frage kommen, müssen Logistiker zunächst mit dem arbeiten, was schon vorhanden ist. Das bedeutet in der Praxis: Die bestehende Fläche muss effizienter genutzt werden. Dort gibt es normalerweise bereits Potenzial, um je nach Ausgangsgröße und Nutzung etwa 10 bis 20 % mehr Kapazität freizulegen.

Genügt das nicht, müssen temporäre oder externe Lagerflächen identifiziert und akquiriert werden. In Regionen, die logistisch bereits intensiv genutzt werden, kann auch das eine Herausforderung darstellen. Daher sollte man im Idealfall frühzeitig weitere Flächen finden und sich diese für den benötigten Zeitraum vertraglich sichern. Existieren schon mehrere Standorte, kann die Auslastung womöglich auch über alle diese Standorte verteilt werden. Zusätzliche Betriebsmittel sind ebenfalls eine Hilfe. Werden diese erworben, lassen sie sich in der nächsten Peak Season weiterhin nutzen. Sofern sie nur temporär angemietet werden, müssen sie rechtzeitig angefragt werden.

Eine weitere Stellschraube ist die Prozessoptimierung. Dafür ist zunächst der Status quo zu erfassen. Etwaige Schwachstellen oder solche, die zu einer unnötigen Verzögerung innerhalb des Prozesses führen, sind anschließend zu optimieren. Engpässe sollten im Zuge dessen ebenfalls optimiert werden. Manchmal genügt es schon, wenn lediglich ein oder zwei Teilbereiche ausgelagert oder angepasst werden.

Transportkapazität rechtzeitig absichern

Wurden Prozesse vor Ort angepasst und optimiert, ist anschließend an den eigentlichen Transport zu denken. Da gibt es die nächste Hürde. Eine Studie von FedEx zeigt auf, dass in der Peak Season zwischen Oktober und Dezember mehr als 30 % des kompletten Jahresvolumens zu erwarten sind.

Der Frachtraum ist in der Folge frühzeitig zu planen und zu sichern. Außerdem sollten natürlich auch zusätzliche Abholungen terminiert werden, womöglich auch über Carrier, die standardmäßig nicht genutzt werden. Ohne eine höhere Abholfrequenz steht immer das Risiko im Raum, dass die Lagerfläche irgendwann an ihre Grenzen stößt. Die Standortlage ist im Zuge dessen zu berücksichtigen. Was den Transport anbelangt, bestehen erhebliche Unterschiede zwischen Ballungsräumen, Autobahnkorridoren und peripheren Standorten. Regionale Ausweichmöglichkeiten und weitere Transportpartner helfen, auf diese Herausforderung zu reagieren.

Auch externe Teams gehören zur Kapazitätsplanung

Speziell bei Ramp-ups, Umbauten und Co. kommen die dafür nötigen Spezialisten nicht selten aus der ganzen Bundesrepublik. Die Arbeit für Unternehmen hört bei der Schichtplanung nicht auf; auch an die Anreise, den Aufenthalt und gegebenenfalls die Unterbringung ist zu denken.

Empfehlenswert sind dafür temporäre Unterkünfte, die sich in unmittelbarer Nähe zum späteren Einsatzort befinden. In den Metropolregionen und dem Umland können das Serviced Apartments, Boardinghouses, Pensionen, Monteurzimmer in beispielsweise Berlin und Umgebung sein sowie vergleichbare Wohnkonzepte auf Zeit. Diese Art der Unterbringung ist aus Sicht der anreisenden Fachkräfte praktisch, aus Unternehmenssicht hingegen wirtschaftlich und verhältnismäßig leicht realisierbar. Das ist auch deshalb wichtig, weil die Unterbringung nahezu alle Logistikunternehmen betrifft.

Flexibilität vorbereiten statt im Peak improvisieren

Einen Notfallplan sollte jedes Logistikunternehmen haben. Noch besser ist es, diesen gar nicht nutzen zu müssen, weil frühzeitig geplant statt improvisiert wurde. Bereits in der Szenarioplanung sollten Punkte wie die Verfügbarkeit von Personal, Fläche und Transport daher Berücksichtigung finden. Alternative Lager- und Transportkapazitäten sollten ebenfalls vorbereitet und im Idealfall bereits einmal auf die Probe gestellt worden sein. Müssen überregionale Teams zum Standort anreisen, sollte die individuelle Anreise im Gleichschritt mit der temporären Unterbringung bedacht werden. Besonders wichtig ist hierbei aber auch, zeitgleich an die Phase nach dem Peak zu denken. Dann nämlich sollten all diese zusätzlichen Maßnahmen idealerweise schnell und kostengünstig wieder zurückgefahren werden können.

Wer vorbereitet ist, kann schneller skalieren

Eine kurzfristig benötigte Skalierung geht mitsamt den verfügbaren Einzelmaßnahmen weit über das eigene Lager hinaus. Der regionale Personalmarkt, das Flächenangebot und der Wettbewerb darum, die Verkehrsinfrastruktur und die Verfügbarkeit von externen Dienstleistern sind ebenso zu berücksichtigen. Zumal sich all diese Faktoren erheblich zwischen einzelnen Logistikregionen in Deutschland unterscheiden können. Unternehmen dürfen also nicht nur auf sich selbst, sondern müssen auch auf die Region schauen, in der sie ansässig sind. Flexible Strukturen können dahingehend eine Hilfe sein, um auf Peaks und Ramp-ups agil zu reagieren.