unit-IT sorgt für papierlosen mobilen Außendienst bei Kelly
Automatisierung des Außendiensts bringt Kelly deutliche Zeit- und Kostenersparnis // Serviceverbesserung und Fehlerreduzierung durch mobile Belegserstellung in Firmen CI von Kelly direkt vor Ort // einfach bedienbare Lösung // effizienter Einsatz aktueller Kommunikationstechnologien
 Karl-Heinz Täubel, Geschäftsführer von unit-IT
Wolfgang Hösl, IT-Leiter bei Kelly  Luftaufnahme Kelly
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unit-IT Dienstleistungs GmbH & Co KG – österreichweit führendes SAP-Systemhaus und IT-Mittelstandsoutsourcer – unterstützt Kelly – ein österreichisches Unternehmen amerikanischer Prägung und Markführer bei Qualitäts-Knabbergebäck – bei der effizienten Automatisierung des Außendienstes. Mit der von unit-IT konzipierten und entwickelten Lösung auf Basis Microsoft Windows Mobile ist es dem Außendienst von Kelly, der vor allem Tankstellenshops und Kioske betreut, möglich, vor Ort beim Kunden auf jede spezifische Anforderung rasch und effizient zu reagieren und perfekten Verkaufsservice zu bieten.
Wolfgang Hösl, IT-Leiter bei Kelly, erinnert sich an die Ausgangslage: „Wir arbeiten seit vielen Jahren mit unit-IT zusammen. Ziel unseres Projektes war es, die bestehende Außendienstlösung papierlos zu gestalten und so durch die Einsparung von zusätzlichen Arbeitsschritten und die Fehlerreduzierung durch Wegfall der Informationsübertragung mit Papierbelegen generell Zeit- und Kosten zu sparen. Weiters wollten wir unsere Prozesse generell optimieren, um so unseren Kunden eine raschere, individuellere und wirtschaftlichere Betreuung bieten zu können.„
Mit der Automatisierung der Datenerfassung rund um die Belieferung und Nachbefüllung unserer exponierten Verkaufsstätten, wie Tankstellenshops oder Kioske, sollte insbesondere die im Anschluss an die Datenerhebung erforderliche kostenaufwendige Nachbearbeitung, wie das Einpflegen der Daten ins ERP-System, entfallen. Weiters sollte die Zeit zwischen der Belieferung des Kunden und der Aktualisierung der Daten im Warenwirtschaftssystem deutlich reduziert werde, um die Datenqualität und -aktualität in der Logistik entscheidend zu verbessern.
Hösl präzisiert die Anforderungen: „Bei der neuen Lösung war uns eine ergonomische, einfache und schnelle, flexibel der jeweiligen Situation anpassbare Terminalbedienung ein großes Anliegen, vor allem auch für Nicht-Computer-Experten, wie es unsere Mitarbeiter im Außendienst sind. Neben der Anpassung an unsere bestehende Corporate Identity war die verschlüsselte, abgesicherte Kommunikation mit dem ERP System (Enterprise Ressource-Planning) ganz besonders wichtig. Ein weiterer Punkt war für uns auch die einfache Erweiterbarkeit des Systems, um für zukünftige Entwicklungen gerüstet zu sein.“
Basierend auf neuer Hardware, dem robusten mobilen Endgerät Motorola MC75 und einer integrierten Druckerlösung, implementierte unit-IT eine komplett erneuerte Verkaufs- und Zustell-Logistik-Lösung für die mobilen Clients zur Ablöse des in die Jahre gekommenen bestehenden Papier-basierten Systems. Gerade im Außendienst stellt die Kombination des Motorola MC75 mit dem printPAD eine optimale Lösung dar, lautet die Empfehlung von unit-IT.
Auf die Unternehmensdaten wird nun mittels einer schlanken und flexiblen Schnittstelle auf eine AS/400 Datenbasis zugegriffen, damit im Bedarfsfall alle benötigten Daten online zur Verfügung stehen, wie es etwa für eine aktuelle Lieferplanung notwendig ist. Die online Kommunikation (UMTS, HSDPA) stellt sicher, dass die Daten schon im Moment des Entstehens nutzenoptimiert aufgezeichnet werden und damit nachgelagerten Systemen die benötigten Daten online zur Verfügung stehen. Durch den Einsatz der mobilen Lösung entfällt die gesamte Backoffice-Abwicklung.
Der mobile Außendienst von Kelly mit insgesamt 20 Mitarbeitern garantiert den Kunden eine schnelle und flexible Reaktion auf die jeweilige Situation vor Ort mit einem hohen Qualitätsstandard. „Mit der neuen mobilen Lösung können Aussagen über Lieferzeiten von nicht mitgeführten Produkten direkt vom Mitarbeiter vor Ort getroffen werden und die Organisation von Lieferungen durch direkten Zugriff auf Produktionsdaten einfach durchgeführt werden.
Kunden-Belege werden nun im Erscheinungsbild von Kelly direkt vor Ort bereitgestellt und gedruckt und die Kundenunterschriften digital erfasst. Der Datentransfer sämtlicher von den Mitarbeitern per MDE erfassten Verkaufstransaktionen, der so effizient wie möglich gehalten werden sollte, erfolgt nun ein Mal täglich durch die Außendienstmitarbeiter direkt in das ERP-System von Kelly, “ fasst Hösl das Ergebnis zusammen. „Mit dieser Automatisierung unseres Außendienstes können wir nun unsere Kunden rascher, besser und flexibler betreuen. Vor allem aber haben die massiven Zeiteinsparungen in der gesamten Außendienstabwicklung zu zusätzlichen Kosteneinsparungen geführt, “ ergänzt Hösl die erzielten Erfolge. Zu den schon genannten Vorteilen sind weiters die einfache und integrierte Beobachtung der Marktbegleitung zu nennen, die rasche Implementierung weiterer MDEs und die einfache Schulung der Verkäufer.
Karl-Heinz Täubel, Geschäftsführer von unit-IT zur Lösung bei Kelly: „Unsere Software-Applikation für den Außendienst, wie Sie bei Firma Kelly im Einsatz ist, schafft eine automatisierte Schnittstelle vom ERP (Enterprise Ressource-Planning) zum Außendienst. Dies führt zu einer enormen Effizienzsteigerung und erleichtert sowohl für Kelly als auch die Handelspartner ganz wesentlich die Verkaufsabwicklung.“ Ergänzend stellt Täubel noch fest: „Wir haben viele Jahre Erfahrung bei der Entwicklung mobiler IT- und Transportlogistik-Systeme in der SAP und non-SAP Welt sowie bei den Themen Betriebsdatenerfassung, Barcode-Scanning und Datenfunkanwendungen für Handel und Industrie.“
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