Unterkünfte für 24/7-Einsätze: Was Logistikunternehmen tun können

Logistikunternehmen sind das Rückgrat der deutschen Wirtschaft. Durch ihre Arbeit kommen Produkte zum Endkunden, Dienstleistungen werden im wahrsten Sinne greifbar und Lieferketten bleiben in möglichst effizienter Form erhalten. All das passiert weder vollautomatisch noch ohne jegliches Zutun des Menschen. Logistiker stehen bei mehrtägigen Einsätzen oft vor der Herausforderung, geeignete Unterkünfte für ihre Mitarbeiter zu finden.

Der Status Quo in der Logistikbranche

In der Logistikindustrie wachsen bereits seit Jahren die Anforderungen. Von der Notfallspedition über kurzfristige Einsätze, anfällige grenzüberschreitende Lieferketten und schließlich bis hin zu Just-in-Time-Messe- und Umbauphasen: Die Folge ist ein Rund-um-die-Uhr-Betrieb mit organisatorischen Herausforderungen.

Fehlt es parallel dazu an der Unterbringung, drohen Ausfälle, die entlang der Lieferkette und in ganzheitlichen Wirtschaftsprozessen unternehmensübergreifend zu wirtschaftlichen Schäden führen können. Gleichzeitig stehen auch Sicherheits- und Haftungsfragen fortlaufend im Raum.

Der 24-Stunden-Betrieb ist heute keine Seltenheit mehr: Eine Umfrage unter Unternehmen in der Region Stuttgart zeigt, dass zwei Drittel von ihnen im 3-Schicht-System rund um die Uhr arbeiten.

Monteurunterkünfte als Lösungsansatz für Logistikunternehmen

Infolge der Herausforderungen hat sich der Markt der Monteurzimmer seit Ende der Pandemie stetig weiter professionalisiert. Die Logistikunternehmen decken durch die vertikale Integration solcher Unterkünfte vier elementare Kernaspekte ab:

• Verkürzung der Reaktionszeit (SLA-Erfüllung)
• Generelle Steigerung der Verfügbarkeit
• Reduzierung und Minimierung von Ausfalltagen
• Sicherstellung des Arbeitsschutzes und Wohlbefindens der eigenen Arbeitskräfte

Eine unkomplizierte, zuverlässige und gute Unterbringung wird somit zugleich zum Bestandteil der Marke und zur Komponente der Arbeitgeberattraktivität.

Verschiedene Unterkunftsoptionen in der Analyse

Überregional tätige Monteure können aus mehreren Unterkunftsmöglichkeiten wählen, sofern sie während des jeweiligen Zeitraums verfügbar sind. Da zeigt sich schon die erste große Hürde: Speziell bei Messen sind die Großstädte mitsamt ihren Appartements und Hotels überfüllt, schließlich werden Unterkünfte zeitgleich auch von all den Messebesuchern und Ausstellern angefragt.

Anbieterportale für Monteurzimmer und Privatvermieter sind oftmals flexibel, sogar kurzfristig buchbar. Dem gegenüber steht eine großzügige Qualitätsstreuung. Haftungsrisiken und mangelnde Kontrollmöglichkeiten sind ebenfalls zu bedenken.

Hotels- und Business-Appartements bringen einheitliche Standards mit sich, zudem gibt es häufig eine 24/7-Rezeption. Auf der Gegenseite sind diese Unterkunftslösungen meist kostspieliger. Noch dazu sind Hotels in Messephasen im Regelfall ausgebucht und nochmals weitaus teurer.

Eigene Quartiere und Zimmer von Logistikunternehmen verursachen zwar initiale Investitionskosten und bringen später einen nicht unwesentlichen Verwaltungsaufwand mit sich. Im Gegenzug bieten sie maximale Planungssicherheit und sind im Unternehmensinteresse individuell steuerbar.

Bei Hybrid-Modellen, die zum Beispiel Rahmenverträge mit Spot-Buchungen kombinieren, ist die Kostentrolle gemeinsam mit der Skalierbarkeit als Vorteil hervorzuheben. Dem gegenüber steht hingegen ein nicht unwesentlicher Koordinationsaufwand.

Bei der Bewertung der Unterkunft ist all das zu bedenken, aber auch die Unterkunft selbst muss genauer betrachtet werden. Geeignete Kriterien hierfür wären zum Beispiel die Distanz zum Einsatzort, vorhandene Parkplätze, Sicherheitsaspekte, WLAN-Verfügbarkeit, Möglichkeiten zum Waschen und Kochen sowie juristische Haftungsaspekte.

Beschaffung und Logistikprozesse einordnen und bewerten

Im Hinblick auf ihre Buchungen haben Logistikunternehmen zwei Möglichkeiten: Die HR-Abteilung eignet sich als Kandidat für eine zentral gesteuerte Buchung, wodurch sich Vorteile im Reporting ergeben und eine bessere Übersicht entsteht. Zudem wird so eine optimierte Datenbasis für das spätere Tracking relevanter Erfolgskennzahlen geschaffen, beispielsweise der durchschnittlichen Kosten pro Nacht oder der Auslastung.

Eine dezentral gesteuerte Buchung durch Disponenten ist generell oft schneller, dafür weniger standardisiert. Bei Ad-hoc-Einsätzen bietet das dezentrale Vorgehen eine bessere Flexibilität. Speziell bei einer dezentralisierten Vorgehensweise besteht das Risiko von Doppelbuchungen.

Vertraglich zuvor festgelegte Vereinbarungen mit Vermietern sind in der Praxis ein Plus. Logistiker können damit klare Reaktionszeiten und garantierte Verfügbarkeitszeiten festlegen, auch sind Check-in und Check-out transparent geregelt, ebenso wie Wartungs- und Reinigungsintervalle.

Weiteres Effizienzpotenzial schafft eine nahtlose Integration in Dispositions- und Tourenplanungstools, mit denen sich eine automatische Übergabe relevanter Mitarbeiterdaten, Einsatzorte und designierter Zeitfenster realisieren lässt. Eine vertikale Integration in Workforce-Management-Systeme oder digital geführte Schichtpläne funktioniert normalerweise anstandslos. Gepaart mit Self-Service-Portalen für Mitarbeitende entsteht ein Zugewinn an Transparenz. Bei der Auswahl müssen Kriterien wie die Fahrzeit, Schichtübergaben und die Verfügbarkeit öffentlicher oder privater Verkehrsmittel berücksichtigt werden.

Wissenswertes zu Recht, Compliance und Arbeitsschutz

Logistikunternehmen sollten frühzeitig eine rechtssichere Abwicklung sicherstellen. Grundsatz hierfür: Der § 670 BGB, demnach die Unterkunftskosten als betriebliche Aufwendungen vom Unternehmen, nicht von Arbeitnehmenden zu tragen sind. Übernachtungen in Fahrzeugen sieht der Gesetzgeber nur in Ausnahmefällen und nicht bei mehrtägigen Einsätzen als zulässig an.

Steuerlich sind Reisekosten erstattbar, zudem kann pro vollen Tag eine Verpflegungspauschale in Höhe von aktuell 28 Euro geltend gemacht werden. Bei Sammelunterkünften ist eine Pauschalisierung von 20 Euro pro Nacht und Kopf möglich, anderenfalls können die tatsächlich entstandenen Kosten geltend gemacht werden. Aus Sicht der Arbeitnehmenden sind Unterkunftskosten stets betrieblich veranlasst und damit kein geldwerter Vorteil.

Die eigentlichen Mindestanforderungen, die eine Unterkunft erfüllen muss, finden sich im DGUV und der Arbeitsstättenverordnung:

• Wenigstens 8 m² pro Person, Tageslichteinfall und ausreichende Belüftung
• Sanitäre Einrichtungen müssen in ausreichender Zahl vorhanden sein
• Regelmäßige Reinigung muss erfolgen
• Heizmöglichkeit und Trinkwasserversorgung muss vorliegen
• Brandschutzauflagen sind zu erfüllen

Der Arbeitgeber steht dafür übrigens weiterhin in der Verantwortung, selbst wenn die Unterkünfte extern angemietet werden. Selbiges gilt im Hinblick auf die Haftung: Verursachen Mitarbeitende Sachschäden, ist die Betriebshaftpflicht hinzuzuziehen. Bei Personenschäden in der Unterkunft liegt ein Arbeitsunfall vor. Werden persönliche Wertsachen entwendet, ist das Privatsache der Mitarbeitenden. Es lohnt sich aber, diese als Sammelposten separat mitzuversichern.

Kostenkalkulationen auf den Prüfstand stellen

Bei Unterkünften für Logistikeinsätze sind drei Kostenarten zu berücksichtigen: Direktkosten, Übernachtungspreise sowie Provisionen, Endreinigungen, Servicegebühren und Nebenkosten wie Transfer- und Verwaltungskosten. Ergänzend können Opportunitätskosten auftreten, beispielsweise wenn Aufträge aufgrund fehlender Unterkünfte verloren gehen oder es zu Arbeitsausfällen, Verspätungen und Reputationsrisiken kommt.

Optimale Unterkünfte sichern Logistikerfolg

Die Bereitstellung geeigneter Unterkünfte für Logistikmitarbeitende bei mehrtägigen Einsätzen ist gesetzliche Pflicht und entscheidender Faktor für Effizienz, Mitarbeiterzufriedenheit und Wettbewerbsfähigkeit. Angesichts des 24/7-Betriebs und der steigenden Anforderungen in der Logistikbranche haben sich Monteurunterkünfte immer mehr etabliert.