Ursprungsnachweise – Komplexitätsreduktion durch Digitalisierung

Der Einsatz einer Softwarelösung für Ursprungskalkulationen ist kein Muss. Aber ohne diese ist die rechtskonforme Verwaltung von Lieferantenerklärungen und die Kalkulation von Präferenzen nur in Ausnahmefällen möglich.

Beitrag: Arne Mielken.

Angesichts der wirtschaftlichen Auswirkungen der Corona-Krise müssen Unternehmen noch schärfer kalkulieren als in der Vergangenheit. Dazu gehört auch eine strategische Prüfung von Zollvorteilen relevanter Freihandelsabkommen (FHA) versus der mit der Inanspruchnahme verbundenen Kosten- und Zeitaufwände. Weltweit hat die Zahl der Wirtschafts- und Freihandelsabkommen in der letzten Dekade erheblich zugenommen. Österreichische Firmen können dabei nicht nur von den von der EU ausgehandelten Zollvergünstigen profitieren. Durch Tochtergesellschaften im Ausland können sie auch in den Genuss von Vorteilen anderer Präferenzverträge kommen (z.B. AFTA, DR-CAFTA, GAFTA, NAFTA etc.).

Hohe Komplexität.
Voraussetzung für eine effektive und risikofreie Nutzung von Präferenzabkommen ist eine sorgfältige Abklärung der Ursprungseigenschaft von Zulieferteilen und Herstellungserzeugnissen, eine korrekte Produktklassifizierung aller Vorprodukte und des Exportprodukts, eine tageaktuelle Pflege von Stammdaten und Lieferantenerklärungen sowie nachvollziehbaren Präferenzkalkulationen unter Berücksichtigung der Bedingungen der jeweiligen FHA. Diese unterscheiden sich zum Teil erheblich, nicht nur in Bezug auf Zollsätze, sondern auch bezüglich der Be- und Verarbeitungsregeln. Kalkulationen für ein Produkt im Rahmen eines Abkommens können daher selten auf andere FHA übertragen werden.

Zu berücksichtigen ist ausserdem, dass der präferenzielle Ursprung sowohl von Änderungen bei Einkaufspreisen für Vormaterialien als auch Verkaufspreisen der Exportprodukte beeinflusst wird. Jede Änderung erfordert eine neue Kalkulation. Bei grossen, vielfältigen Stücklisten macht dies den Einsatz einer speziellen Präferenzsoftware unabdingbar, um effizient und rechtskonform zu arbeiten.

Strategische Gesichtspunkte.
Aufgrund der vielfältigen Einflussfaktoren auf die Kalkulation des präferenziellen Ursprungs sollten nahezu alle Bereiche des Unternehmens beratend miteinbezogen werden – angefangen von Forschung & Entwicklung, Beschaffung, Produktion, Logistik, Rechtsabteilung und Finanzen bis hin zum Vertrieb. Wichtig sind beispielsweise regelmässige Informationen über neue Märkte, Lieferwege, Rohstoff- oder Komponentenquellen, politische Veränderungen/Sanktionen usw. aus den Fachabteilungen.

Insbesondere im Bereich der Beschaffung sind im Vorfeld von geplanten Veränderungen (Lieferantenwechsel, neue Transportrouten, Zwischenlager), die Auswirkungen auf die Ursprungskalkulation beim Import und auf die Herstellungsprozesse sowie ggfs. den Export zu überprüfen. Die im Einkauf erzielte Einsparung kann unter Umständen zu einem Ausschluss aus einer Präferenz beim Export des Enderzeugnisses führen. Dann könnte der Regelzollsatz anstatt der Zollbefreiung zur Anwendung kommen. Nicht immer führt ein niedrigerer Einkaufspreis zu niedrigeren Gesamteinstandskosten oder zu einer höheren Marge beim Endprodukt und Umsatz. Um einen Verlust der Präferenz beim Export vorzubeugen, müssen rechtzeitig Schwellenwerte festgelegt werden. Z.B. bis zu welchem niedrigsten An-Werk-Preis der Vertrieb den Artikel verkaufen kann, um noch Präferenz gewähren zu können. Dabei kann der empfohlene Verkaufspreis je Land und Abkommen wegen der unterschiedlichen Ursprungsregeln stark variieren.

9 Fragen zu Präferenzkalkulationen im Tagesbetrieb:

1. Welche FHA (aktuelle und zukünftige) sind für meine Im- und Exporte relevant?
2. Welche Vorgaben dieser FHA betreffen mein Unternehmen? Wie sehen die Vorschriften konkret aus? Welche Regeln gelten für welches Produkt?
3. Welche Voraussetzungen muss ich erfüllen (Abklärung der Ursprungseigenschaft von Zulieferteilen und Herstellungserzeugnissen, Abklärung des Bestimmungslandes bei Exporten, Produktklassifizierung aller Vorprodukte und des Exportprodukts, Zuordnung der Zolltarif-Nummern, korrekte Pflege der Stammdaten, nachvollziehbare Präferenzkalkulationen)?
4. Welche Software kann mich beim Sammeln und Weiterleiten der notwendigen Daten und Dokumente unterstützen (Produktklassifizierung, Zuordnung der Exportkontroll- und Zolltarif-Nummern, Einholen/Erneuern/Validieren/Archivieren der Lieferantenerklärungen, Kalkulation des Ursprungs, Management der Präferenzursprungszeugnisse)?
5. kontrolliert wann wo wie die korrekte Ausführung der Ursprungskalkulationen im Unternehmen? Und wie wird diese dokumentiert?
6. Wie stimmen sich alle am Prozess beteiligten Unternehmensbereiche von der Beschaffung über die Produktion und den Vertrieb, bis hin zur Logistik, Zollabteilung und IT ab?
7. Wer überwacht Veränderungen im Welthandel (Gesetze, Währungskurse usw.) und im eigenen Unternehmen, die Einfluss auf Lieferketten und Präferenzkalkulationen haben könnten (Monitoring)?
8. Wer veranlasst welche Maßnahmen bei Gesetz-, Zolltarif- (bei stufenweisem Abbau), Produktionsänderungen, Lieferantenwechseln etc.?
9. Wer kontrolliert die Umsetzung der Korrekturen? Welche Softwarelösung kann bei Kontrollen und Korrekturen helfen?

Lieferantenerklärungen.
Lieferantenerklärungen (LE) dienen Handelsunternehmen als Basis für präferenzielle Ursprungszeugnisse und das Ausstellen einer EUR.1 für den Export in ein Präferenzland. Die Lieferantenerklärungen kann aber wichtig für eine Ursprungserklärung auf einer Rechnung sein.

Im Einkauf müssen Lieferantenerklärungen von allen Lieferanten angefordert werden, deren Produkte zur Produktion von Exportwaren verwandt werden, die zwischen zwei Freihandelspartnern gehandelt werden. Diese Lieferantenerklärungen sollten immer gleich auf Vollständigkeit geprüft werden, da sie oft fehlerhaft sind (Wortabweichungen, Wertüberschreitungen etc.). Lieferantenerklärungen sind zwar bis zu zwei Jahre gültig, sollten aber periodisch auf Gültigkeit überprüft werden. Die manuelle Verwaltung von Lieferantenerklärungen ist mühsam. Daher bietet sich eine Automatisierung an.

Lohnenswerte Digitalisierung.
Mit Management-Software für FHA oder Portallösungen können Im- und Exporteure durch die Automatisierung ressourcenintensiver Schritte die Zeit für die Qualifizierung von Waren für ein Präferenzabkommen deutlich reduzieren: Einholung von Lieferanteninformationen, Management der Lieferantenerklärungen, Einhaltung der Ursprungsregeln und Analyse der Stücklisten (Bill of Material/BOM). So können Verwaltungskosten gesenkt, Zölle und Transportkosten minimiert werden.

Eine nicht zutreffende Ursprungsangabe in der Lieferantenerklärungen kann dazu führen, dass ein ausgestellter Präferenznachweis zurückgenommen wird und die Waren im Einfuhrland nachträglich verzollt werden müssen. Ein Mitwirken des Einführers kann als Steuerhinterziehung gewertet werden. Sollte der Käufer hierdurch einen Schaden erleiden, so ist der Exporteur ggfs. ersatzpflichtig.

Hinzu kommen mögliche Bussgelder und Zinszahlungen. Falsche oder nicht gerechtfertigte Ursprungsangaben auf präferenziellen Ursprungsnachweisen bringen daher nicht nur wirtschaftliche Einbußen bis zum Verlust des Kunden, sondern können auch strafrechtliche Zollverfahren für den Exporteur und den Empfänger auslösen. Firmen sollten daher alle Prozesse automatisch, auditierbar dokumentieren. Ob eine 30%-Wertregel vorliegt oder eine mit 40%, ob es sich um einen Positionswechsel handelt oder ob eine Kombination aus verschiedenen Regelkomponenten zum Tragen kommt, ob Minimalbehandlung oder Mischbezug, ob aktueller oder Worst-Case Einkaufspreis, ob Ermittlung der Ursprungskriterien für JEFTA etc. – eine gute Software liefert in jedem Fall in kürzester Zeit das richtige Ergebnis.

Fazit: Komplexität, Kosten- und Zeitaufwand für das Ausschöpfen von FHA sind relativ hoch. Es empfiehlt sich daher – auch für KMU – im Rahmen der digitalen Transformation frühzeitig in eine gute Software-/Portallösung zu investieren. Die Präferenzabwicklung kann fast 100% automatisiert werden. Eine Digitalisierung senkt nicht nur Kosten, Personalaufwand und Komplexität, sondern steigert auch die Produktivität. Eine moderne Softwarelösungen für die Präferenzabwicklung ermöglicht die Inanspruchnahme von Erleichterungen im internationalen Handel und sorgt für Rechtssicherheit. Allerdings ist trotzdem eine regelmässige Weiterbildung der mit dem Thema befassten Mitarbeitenden zu empfehlen. (AM)

Quelle: LOGISTIK express Journal 3/2020