Die Papierwende in sechs einfachen Schritten mit Managed Services meistern

Mit der gesetzlichen Gleichstellung von elektronischen Rechnungen und Rechnungen in Papierform ist ein wesentlicher Schritt vollzogen, der Forderung von Industrie- und Handelsunternehmen nachzukommen, elektronische Rechnungen auch ohne Signatur zuzulassen. In den einzelnen EU-Ländern wurde begonnen, die Regelung der elektronischen Rechnungsstellung umzusetzen. Industrie und Handel gehen davon aus, dass bereits in den nächsten Monaten ein beträchtlicher Teil des Papiervolumens durch elektronische Rechnungen ersetzt wird. Unternehmen profitieren dann von monetären Vorteilen und von beschleunigten, fehlerfreien und durchgehenden Prozessen bei der Rechnungs-bearbeitung.
 
Durch eine elektronische Abwicklung und Automatisierung von Rechnungsprozessen können zwischen 60 und 80 Prozent der Kosten der papierbasierten Abwicklung eingespart werden. Umgerechnet auf den einzelnen Rechnungsbeleg bedeutet dies ein Einsparpotenzial von ungefähr sechs Euro pro Rechnung. Angesichts des stark steigenden Rechnungsvolumens stellt sich also für Unternehmen weniger die Frage, ob auf elektronische Rechnungsprozesse umgestellt wird, sondern vielmehr, wie schnell und mit welchem Ansatz die Papierwende vollzogen wird. „Eine E-Invoicing-Lösung als Managed-Service ermöglicht einen schnellen sowie einfachen Einstieg in das Thema elektronischer Rechnungsversand“, so Bernd Seeburger, CEO der SEEBURGER AG. „Der Preis wird pro Beleg berechnet, monatliche Fix-Kosten entfallen. Es muss weder in Personal, Know-how und IT-Infrastruktur, noch in Lizenzen oder Wartung investiert werden. Dies bedeutet eine sorglose und sanfte Realisierung der Papierwende.“ 
 
Die Papierwende lässt sich in sechs einfachen Schritten mit Managed Services meistern
Basierend auf der gemeinsamen Ermittlung von Volumina und Strategie übernimmt der Managed-Services-Provider zunächst das Onboarding der Geschäftspartner. Diese werden aktiv bezüglich der Vorteile elektronischer Rechnungen informiert und es erfolgt die Umstellung der Geschäftspartner mit dem größten Belegvolumen auf elektronische Medien (EDI, Excel, PDF, XML, etc.). Danach wird das verbliebene Papiervolumen analysiert, inwieweit sich die restlichen Papierrechnungen in einem Rechnungsportal (Webbasierte Portallösung zur Anbindung von kleineren Lieferanten) erfassen lassen. 
 
Die dann noch vorhandene – hoffentlich kleine – Menge an Papierrechnungen muss soweit wie möglich digitalisiert werden. Dazu erfolgt die Digitalisierung von Papier-, E-Mail- und Faxrechnungen mittels Scanservice, die Aufbereitung der Rechnungen und Übergabe als PDF + XML-Struktur zur Weiterverarbeitung im ERP-System. 
 
Per EDI oder über das Portal eingegangene Rechnungen werden in ein standardisiertes Dateiformat, wie zum Beispiel das IDoc-Format für SAP®-Anwendungen, konvertiert und an das ERP-System übergeben. Optional besteht die Möglichkeit einer revisionssicheren Archivierung aller elektronischen Nachrichten und der damit verbundenen Dateien, einschließlich Web-Recherche-Client. Danach erfolgt die Weiterverarbeitung der Rechnungen beispielsweise in SAP®-ERP-Anwendungen, inklusive der Freigabe über mobile Endgeräte.
 
Mit den SEEBURGER Managed-Services-Optionen haben Unternehmen die Möglichkeit, den für sie passenden Service zu wählen und bei geänderten Anforderungen zwischen den Serviceoptionen leicht zu wechseln, da alle aus derselben Infrastrukturbasis bereitgestellt werden. Für die Weiterverarbeitung der Rechnungen im SAP-System bietet SEEBURGER darüber hinaus Lösungen und Werkzeuge, von smart-eInvoice über Purchase-to-Pay-Lösungen bis hin zu Generic Workflow (z. B. für die Bestellanforderungen/-freigabe) oder Reporting Tools sowie die Tools zur Anbindung mobiler Endgeräte.
 
Mehr Informationen zum Thema E-Invoicing als Managed-Service-Lösung unter: http://bit.ly/11noK79. 

Quelle: SEEBURGER