E-Billing bringt erhebliche Zeitvorteile und reduziert Papierstapel. Beispielsweise können Rechnungen sofort nach der Erstellung automatisch bei Empfängern auf der anderen Seite der Erde verbucht werden. Der international tätige Logistik-Dienstleister Birkart Globistics air + ocean stellt seinen Kunden diese und weitere Technologien weltweit zur Verfügung. Aschaffenburg – Das papierlose Büro ist im digitalen Zeitalter für viele ein Traum. In der Praxis sind die meisten Unternehmen jedoch weit davon entfernt. Birkart Globistics air + ocean hat einen großen Schritt in Richtung Zukunft unternommen. „Seit wir Anfang 2005 weltweit in allen unseren Niederlassungen auf E-Billing umgestellt haben, sind der administrative Aufwand und die Kosten zurückgegangen“, sagt Michael U. Villinger, CEO of Birkart Globistics air + ocean. „Wir sparen dadurch zum einen kostbare Zeit, zum anderen ist die Transparenz deutlich gestiegen. Nachdem sich das System bei uns bewährt hat, bieten wir nun auch unseren Kunden die Nutzung an.“
Rechnungen werden nur noch einmal manuell erstellt. Der Rest erfolgt automatisch: Versendung an die Empfangsniederlassung (als Datensatz und PDF-Datei) sowie die automatische Verbuchung in Cost-Control und Buchhaltung. Die virtuellen Dokumente haben zahlreiche Vorteile gegenüber den herkömmlichen Papierdokumenten. So können die Daten in den beteiligten Niederlassungen beispielsweise jederzeit abgerufen werden. Vorheriges Faxen oder anschließender Postversand entfallen damit ebenso wie die Notwendigkeit, die Originalausdrucke zu besitzen. „Das ist gerade bei weltweit tätigen Unternehmen wichtig“, sagt Michael U. Villinger. „Schließlich haben wir von Niederlassung zu Niederlassung Zeitverschiebungen von bis zu 15 Stunden.“ Ein weiteres Plus der papierlosen Belege: Die Dokumente werden gleichzeitig an mehreren Orten auf der Welt gesichert, so dass keine Unterlagen verloren gehen können.
Birkart Globistics air + ocean arbeitet mit einem global einheitlichen Abfertigungssystem, das an TRAXON angebunden ist. „Darüber hinaus nutzen wir die Portale INTTRA und GT-NEXUS, um Sendungen online zu buchen, Instruktionen für BL (Bill of Lading) zu verschicken und die fertigen BLs als PDF zu empfangen“, sagt Andy Nutz, Head of Information Management Birkart Globistics air + ocean. Auch die elektronische Verwaltung der Air Way Bills ist in unserem System verankert. „In der Seefracht können Kunden und Mitarbeiter damit sogar Status-Information einzelner Container verfolgen.“
Bereits seit 1998 betreibt Birkart Globistics air + ocean ein eigenes System zur Sendungsverfolgung: BOTS (Birkart Order Tracking System). Dieses wurde mittlerweile über das reine Tracking und Tracing hinaus zu einem Supply Chain Management-System ausgebaut. Andy Nutz: „Unsere Kunden können damit beispielsweise digitale Dokumente zu den einzelnen Vorgängen einsehen, wie Packlisten, Zertifikate, BL, Luftfrachtbriefe und vieles mehr.“ Auch die Verzollung wird beschleunigt: Lange Wartezeiten auf ausgefüllte Dokumente entfallen.
BOTS bietet außerdem ein Event-Management-System: Sobald ein bestimmtes Ereignis in der Lieferkette eintritt, sendet das Programm automatisch eine E-Mail an den Kunden. Mittels eines Links in der E-Mail kann er sich dann die kompletten Sendungsdaten direkt ansehen. Eine Weiterentwicklung des ausgefeilten Systems ist bereits in Arbeit. So soll BOTS in Zukunft außerdem um zeitliche Funktionen und die automatische Berechnung von Soll-Events erweitert werden, inklusive der Auswertung von KPI (Key-Performance-Indicators). Michael U. Villinger: „Wir arbeiten kontinuierlich daran, unseren Kunden die bestmögliche technische Basis für die Abwicklung ihrer Logistik zur Verfügung zu stellen.“
Birkart Globistics GmbH & Co.
Logistik und Service KG
Volker Hoebelt
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