Mailroom Tracking: Österreichische Post bietet Komplettlösung für interne Sendungsverfolgung

Steigende Dokumentationspflichten in Organisationen verlangen nach innovativen Lösungen, die den Büroalltag effizienter gestalten. Die neue Software-Lösung „Mailroom Tracking“ der Österreichischen Post AG unterstützt Kunden dabei, ihre Postverteilung digital zu optimieren. Die Komplettlösung vereinfacht die zentrale Erfassung von Briefsendungen und Paketen, protokolliert lückenlos den Postlauf sowie den Auslieferungsstatus und stellt die Prozesskette innerhalb des Unternehmens auf Knopfdruck transparent dar. Zudem ermöglicht die Lösung eine papierlose, digitale Archivierung der Poststücke inklusive umfangreicher Suchfunktionen.

Trotz zunehmender Digitalisierung erhalten Unternehmen, beispielsweise aus dem Versicherungs- und Bankwesen, sowie Behörden nach wie vor große Mengen an Dokumenten per Post. Diese Poststücke müssen innerhalb der Organisation zentral erfasst und schnellstmöglich hausintern in die Postkörbe der Empfänger bzw. in die Abteilungen weitergeleitet und nachverfolgt werden. Die neue Anwendung „Mailroom Tracking“ der Österreichischen Post ermöglicht die verzögerungsfreie Zustellung sowie die lückenlose Verfolgung von Einschreiben, RSa/RSb-Briefen, Paketen sowie Warensendungen innerhalb der eigenen Organisation. Besonders bei Sendungen mit Wert und erhöhten Dokumentationspflichten, wie beispielsweise bei Einschreiben, sind die Nachvollziehbarkeit sowie der aktuelle Bearbeitungsstatus der Dokumente von Relevanz. Dabei werden eingehende Poststücke über eine zentrale Scanstation erfasst, dokumentiert und an die betreffenden Personen oder Abteilungen zugestellt. Der physische Zustellprozess im System wird durch automatisierte, elektronische Protokolle nachvollziehbar gemacht.

Digitales Service für Poststellen
„Mit Software-Lösungen wie ‚Mailroom Tracking‘ verbinden wir die traditionellen Stärken der Österreichischen Post als zuverlässiger Partner bei der Briefzustellung mit weiteren On-Top-Services im Digitalbereich, die heute unerlässlich sind und Geschäftsprozesse stark vereinfachen“, sagt Martin Ferger, Leiter Dokumentenlogistik der Österreichischen Post, über die innovative Anwendung. „Mit dem Einsatz der Software gehört das langwierige Suchen von Postsendungen innerhalb einer Organisation der Vergangenheit an. Die Verantwortlichen wissen auf Knopfdruck, welche Sendung hausintern gerade wo ist“, hebt Ferger die Vorteile der Lösung hervor.

Mehr Sicherheit durch effiziente Sendungsverfolgung
„Wir haben den bestehenden Bedarf nach der Nachvollziehbarkeit von Dokumenten und Sendungen innerhalb von Organisationen erkannt und mit der Entwicklung eines durchgängigen Angebotes für die effiziente digitale Eingangspostbearbeitung und -verteilung reagiert, das letztendlich für Anwender eine Kosten- und Zeitersparnis bringt“, erklärt Ferger die Intention. Die innovative Lösung für die Erfassung, Verteilung und Dokumentation von Poststücken ermöglicht via PC, Tablet und Smartphone überall und jederzeit den Zugriff auf Dokumente. Somit können Verantwortliche mit einem Klick ein- und ausgehende Postsendungen einfach nachverfolgen. Durch ein Berechtigungssystem werden die Zugriffsmöglichkeiten auf die einzelnen Postkörbe und somit auf die darin enthaltenen Dokumente geregelt.

Über Mail Solutions
Das Geschäftsfeld Mail Solutions der Österreichischen Post AG ist der führende Anbieter für innovative physische Postdienstleistungen und digitale Lösungen im B2B-Bereich. Das Lösungsportfolio von Mail Solutions gliedert sich in die Bereiche ‚Geschäftsprozesse‘ und ‚Werbeeffizienz‘. Im Bereich ‚Geschäftsprozesse‘ finden sich individuelle Lösungen über den gesamten Nutzungszyklus von Dokumenten: Inputmanagement (für die Erfassung, den Import und die Integration von Schriftstücken im Inputprozess des Unternehmens), Dokumentenlogistik (für die Bearbeitung, Verteilung und Archivierung der physischen und digitalen Geschäftsdokumente und den Betrieb von Poststellen) sowie Outputmanagement (für die Datenaufbereitung, den Druck und den dualen Versand). Geschäftskunden können entlang der gesamten Prozesskette vom Input bis zum Output auf Consultingleistungen und somit auf die Logistikerfahrung der Österreichischen Post zurückgreifen. Mail Solutions steht seit November 2012 unter der Leitung von Georg Mündl.

Im Bild: Martin Ferger, Leiter Dokumentenlogistik Österreichische Post AG

(c) Österreichische Post AG