Linguistische Beratung durch Erlanger doctima GmbH / Alle Partner ständig auf dem aktuellen Stand / Redaktionsaufwand sinkt um acht bis zehn Manntage pro Jahr.
Die Stückgutkooperation 24plus logistics network, Hauneck, hat mit Unterstützung des Erlanger Beratungsunternehmens doctima ihre Verfahrenshandbücher für das nationale und internationale Stückgutgeschäft vom PDF-Format auf ein PHP-basierendes System im Intranet umgestellt. Die Umsetzung erfolgt über das Content-Management-System Typo3. Die neuen elektronischen Handbücher verfügen über Querverweise und Suchfunktionen und erleichtern den 24plus-Partnern die Arbeit. Außerdem ist kooperationsweit gewährleistet, dass alle Partner mit dem neuesten Stand der Handbücher arbeiten. Aktuelle Änderungen sind in einer 30-Tages-Übersicht zusammengefasst. Bei Streit- und Schadenfällen kann die Handbuchversion rearchiviert werden, die zum entsprechenden Zeitpunkt gültig war.
Vor der Neufassung der Handbücher bestanden diese aus PDF-Dateien, wobei jeder 24plus-Partner verpflichtet war, aktuelle Ausdrucke vorzuhalten. Bei Änderungen und Neuerungen mussten die Partner die geänderten Dateien ausdrucken und die Seiten austauschen. Das Verfahrenshandbuch für das nationale Stückgut war einen Leitz-Ordner stark, das Regelwerk fürs Internationale kaum dünner.
Aber bereits zuvor hatte das Redaktionsteam einigen Aufwand: Bei jeder Änderung mussten die Qualitätsmanager der Systemzentrale prüfen, welche Teilbereiche des Verfahrenshandbuch davon berührt waren. „Daher war das Pflegen der Verfahrenshandbücher stark personenabhängig“, erklärt 24plus-Geschäftsführer Peter Baumann. „Am Ende hatten nur noch wenige Mitarbeiter den Überblick über die Änderungen. Außerdem war das Versionsmanagement eine belastende und größtenteils unproduktive Arbeit.“ Stand fest, was an welcher Stelle geändert werden musste, waren die Dokumente über Standard-Editoren zu bearbeiten. Ehe ein Upload ins Intranet erfolgen konnte, waren verschiedene Freigabeschleifen zu berücksichtigen und PDF-Dateien zu erstellen. Den 24plus-Partnern als Nutzer der Verfahrenshandbücher bot die PDF-Datei nur eine bescheidene Suchfunktion.
Sprachbetrachtung in der Konzeptionsphase Zusammen mit dem auf technische Redaktionsprozesse spezialisierten Dienstleister doctima erstellte 24plus die neuen Handbücher in einem mehrstufigen Ablauf: „Wichtig dabei ist immer, sich in der Konzeptionsphase über linguistische Grundlagen zu verständigen“, erklärt doctima-Geschäftsführer Markus Nickl. „Nur so können die späteren Redaktionsprozesse effizient, fehlerfrei und ohne neue Redundanzen umgesetzt werden.“ Im ersten Schritt präzisierte die Systemzentrale von 24plus die Verfahrensbeschreibungen und bereinigte den historisch gewachsenen Textbestand um Dopplungen. Um Formulierungen zu vereinheitlichen, gab der Dienstleister doctima den Rat, Wording-Listen einzuführen. Nickl: „Eine Festlegung erlaubter Begriffe sorgt für Klarheit in der Sprache und ermöglicht strukturiertes Schreiben. Außerdem ist sichergestellt, dass diese Bezeichnungen später einheitlich übersetzt werden, was hilft, massiv Übersetzungskosten zu sparen.“
Im nächsten Schritt führte doctima eine technische Prüfung durch, welches Content-Management-System den Anforderungen des Kunden 24plus gerecht wurde. Als die Wahl auf das Open-Source-CMS Typo3 fiel, erweiterte der Dienstleister das Standardsystem um Funktionen im Änderungsmanagement und installierte einen XML-Konverter, der bestehende Inhalte aus MS Office automatisch in Typo3 übernimmt. Weiterer Vorteil: Die Handbuchautoren können Inhalte direkt in Typo3 pflegen, aber auch ihre bekannten MS-Office-Editoren weiternutzen und brauchen sich dabei nicht um die technische Umsetzung zu kümmern. Im letzten Schritt wurden nach einem mit 24plus entwickelten Verlinkungskonzept Querverweise eingearbeitet.
Die Online-Handbücher sind in das Integrationsportal von 24plus eingebettet, in dem alle im Systemnetz eingesetzten Datenverarbeitungssysteme, von der Sendungsverfolgung bis zum Management-Informationssystem, zusammengefasst sind. Eingeloggte Mitarbeiter der der 24plus-Partner, selbst solche der niedrigsten Berechtigungsstufe, haben immer und automatisch Zugriff auf das aktuelle Handbuch und können sich nun mit wenigen Mausklicks vom Allgemeinen zum Besonderen vorarbeiten. Deshalb brauchen sie für ihre Recherchen weniger Zeit. „Diese Einspareffekte auf der Seite unserer Partner lassen sich in der Praxis kaum ermitteln“, sagt Peter Baumann. „Wir in der Systemzentrale aber sparen in der redaktionellen Pflege unserer Verfahrenshandbücher pro Jahr acht bis zehn Manntage ein.“
Rückfragen 24plus logistics network: 24plus Systemverkehre GmbH & Co KG Peter Baumann Blaue Liede 12 36282 Hauneck-Unterhaun Telefon: 06621/9208-0 Telefax: 06621/9208-19 E-Mail: Systemzentrale@24plus.de
Rückfragen doctima: doctima GmbH Dr. Markus Nickl Gerberei 19 91054 Erlangen Telefon: 09131/977928-0 Telefax: 09131 977928-88 E-Mail: markus.nickl@doctima.de Web: www.doctima.de
Durch die Lancierung ihres neuen Webshops www.security-seals.de für Deutschland und www.security-seals.at für Österreich hat die in Hillegom (Niederlande) ansässige Firma ISC Security Products einen für den Sicherheitsmarkt vollkommen neuen und innovativen Weg eingeschlagen. Zum ersten Mal können die Anwender von Sicherheitsplomben aus verschiedenen Arbeitsbereichen über diesen Webshop auf einfache Weise aus mehr als 80…
Geschäftsbereich Transport und Logistik im Konzern Deutsche Bahn spürte 2013 die Folgen der schwierigen Konjunkturlage Der Geschäftsbereich Transport und Logistik im Konzern Deutsche Bahn ist im Geschäftsjahr 2013 konjunkturbedingt in den meisten Sparten auf der Stelle getreten. Großer Lichtblick war die Kontraktlogistik von DB Schenker Logistics mit einem Umsatzplus von 5,2 Prozent auf 1,84 Mrd….
Was braucht man für ein neues Hochregallager? – Frédéric Penka und seine Kollegen bei Amazon in Pforzheim kennen darauf die Antworten. In dem rund 40 km von Stuttgart entfernten Logistikzentrum entsteht gerade in einer der Hallen für die Bestellungen von Amazon Kunden ein neues, hochmodernes Hochregallager. Es bietet Platz für ein Lagervolumen 38.000 m³ –…
CargoSphere today announces the completion of Dachser’s global implementation of CargoSphere’s contract and rate management solutions. CargoSphere worked with Dachser technology and business leadership in the U.S, Germany and China to effectively plan and execute the rollout strategy. Dachser was looking for a state-of-the-art contract management system in terms of ease-of-use, scalability, speed of contract…
Die Nagel-Group übernimmt umfangreiche Logistikdienstleistungen für die RUF Lebensmittelwerk KG (kurz RUF). Ab Juli 2022 werden neben der nationalen und internationalen Distribution inklusive Zollabwicklung auch die Shuttleverkehre zwischen den Produktionsstandorten in Essen i. Oldenburg und Quakenbrück an das Zentrallager in Bielefeld durch die Nagel-Group durchgeführt. Die Transporte von RUF als Hersteller von Backmischungen, Backzutaten, Dekoren,…
Dieser Tage fiel die Entscheidung, Telematik-Markt.de und der Bundesverband Fuhrparkmanagement e.V. werden eine umfassende Zusammenarbeit im Sinne ihrer Mitglieder, Leser und der Telematik-Branche einrichten. Axel Schäfer, Geschäftsführer des Bundesverbandes schätzt die Bedeutung dieser Partnerschaft sehr hoch. Telematik-Markt.de bündelt die Top-Anbieter der Telematik und berichtet über deren Innovationen, den betriebswirtschaftlichen Nutzen den Telematik-Systeme mit sich bringen,…
Schreibe einen Kommentar
Du musst angemeldet sein, um einen Kommentar abzugeben.