BMWi/BME-Projekt unterstützt Vergabestellen

Die aktuelle Diskussion um die Vergabe öffentlicher Aufträge  in Hessen zeigt: Transparenz ist bei der Gestaltung der Beschaffungsprozesse unerlässlich.

Um die öffentliche Hand bei der Durchführung von Ausschreibungen zu unterstützen, hat der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) mit Verbundpartnern der öffentlichen Hand ein Projekt gestartet, das öffentliche Auftraggeber bei der Umstellung der Beschaffung auf medienbruchfreie elektronische Prozesse unterstützt. Ziel von REPROC – References Procurement ist es,  Transparenz- und  Effizienzsteigerungen sowie Kostensenkungen im öffentlichen Sektor zu erreichen. Das Projekt wird gefördert vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) aufgrund eines Beschlusses des Deutschen Bundestages.

Der BME hat in einem ersten Schritt mit Verbundpartnern der öffentlichen Hand ein Refrenz-Prozessmodell entwickelt. Das Modell bildet erstmals den Gesamtprozess der öffentlichen Beschaffung von der Bedarfsentstehung über die Vergabe bis hin zur Bedarfsdeckung lückenlos ab. Der Vorteil: Alle Projektbeteiligten und Prüfberechtigten haben jederzeit Einblick in die einzelnen Stufen des Beschaffungsprozesses. Dadurch wird eine medienbruchfreie Bearbeitung innerhalb der Vergabestelle ebenso möglich wie die notwendige Transparenz nach außen.

Durch das REPROC-Prozessmodell werden auch die Prozesse abdeckt, die über die Beschaffung von Standardprodukten hinausgehen. „Das Modell eignet sich auch für die Beschaffung sicherheitsrelevanter bzw. -sensibler Produkte und Dienstleistungen, wie zum Beispiel Polizei- und Behördenfunk“, sagt REPROC-Projektleiterin Martina Jungclaus, BME.

Abbildung des gesamten Beschaffungsprozesses
Die Entwicklung des Prozessmodells wurde von öffentlichen Auftraggebern aller Ebenen (Bund, Ländern, Kommunen, Selbstverwaltungskörperschaften) unterstützt. Es wurde bereits erfolgreich in einem Pilotprojekt beim einem REPROC-Verbundpartner durch einen Abgleich des Modells mit den vorhandenen Beschaffungsprozessen evaluiert. Im Fokus stehen dabei Vollständigkeit, Optimierungspotenziale, Individualisierungsbedarf und eine quantitative Aufwandsermittlung. Ausgewählte Institutionen werden in den kommenden Monaten ihre Beschaffungsprozesse ebenfalls mit dem REPROC-Prozessmodell abgleichen, u.a. die Bundesagentur für Arbeit, Nürnberg, und die Deutsche Rentenversicherung Bund, Berlin.

Für den BME ist die Sicht externer Praktiker auf das REPROC-Prozessmodell ein entscheidender Faktor. „Erst im Abgleich des Modells mit den bisherigen Beschaffungsprozessen durch die Nutzer zeigt sich die Praxistauglichkeit von REPROC“, erklärt Jungclaus. Das REPROC-Prozessmodell ist veröffentlicht unter www.reproc.de 

Quelle: Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME)