DAKO automatisiert Spesenabrechnung und Ankunftskontrolle

Die DAKO Unternehmensgruppe hat das Fuhrpark- und Transportmanagementsystem TachoWeb um eine automatisierte Spesenabrechnung sowie eine Kontrollfunktion für die Ankunftszeiten der Lkw bei den Liefer- und Abholadressen ergänzt. Nutzbar sind die neuen Funktionen für alle DAKO-Kunden mit einer Voll-Lizenz für TachoWeb. Die Voll-Lizenz kostet je nach Flottengröße ab sechs Euro pro Lkw und Monat. Sie enthält unter anderem die Fernauslese-Funktion für die Daten des digitalen Tachografen und die GPS-Ortung der Fahrzeuge. Mittlerweile bietet TachoWeb ein vollständiges Fuhrpark- und Auftragsmanagement einschließlich Disposition und Telematik.
 
Die neue Funktion für die automatische Ankunftskontrolle entlastet die Disposition und vermeidet Bußgeldforderungen. Sobald eine Tour aus dem Zeitplan gerät und zugesagte Termine gefährdet sind, wird der zuständige Disponent rechtzeitig darauf aufmerksam gemacht. Somit bleibt genügend Zeit, um Kunden zu informieren oder ergänzende Maßnahmen einzuleiten. Das System nutzt neben den aktuellen Positionsdaten aber auch die Informationen des digitalen Tachografen. Vor diesem Hintergrund kennt TachoWeb die exakten Lenk- und Ruhezeiten und kann die Disposition bei drohenden Verstößen sofort warnen und Bußgelder effektiv vermeiden. Die Lösung berücksichtigt nicht nur die tägliche Lenkzeit, sondern auch die komplexeren Bestimmungen der Lenkzeitverordnung, wie zum Beispiel die Zweiwochen-Regel.
 
Die jetzt ebenfalls in TachoWeb integrierte Spesenabrechnung vereinfacht hingegen die Personalverwaltung. Die Funktion berücksichtigt die deutsche Gesetzgebung und arbeitet mit den exakten tatsächlichen Lenk- und Ruhezeiten, die im digitalen Tachografen registriert werden. Bei Bedarf können im System auch individuelle Spesensätze und Bedingungen hinterlegt werden. Die für den Unternehmer steuerlich absetzbaren Beträge werden anschließend ebenso automatisch errechnet wie der dem Fahrer zustehende Spesensatz. Das Ergebnis kann automatisch in die Lohnbuchhaltung einfließen und spart somit viele Arbeitsstunden und lästige Nachfragen. Nicht zuletzt werden dadurch auch die Fahrer entlastet, die sich nun nicht mehr um ihre Spesenabrechnung kümmern müssen.
 
Erst im September hatte DAKO eine Telematik-App vorgestellt. Seitdem deckt das TachoWeb-Portal den neben der Fuhrpark- und Tachodatenverwaltung das gesamte Auftragsmanagement ab: Mit TachoWeb können Aufträge erfasst, den Fahrzeugen zugeordnet und per Knopfdruck an den mit Telematik-App und Tablet-PC ausgestatteten Lkw gesendet werden. Der Fahrer kann die komplette Auftragsliste aufrufen und bearbeiten. Vorkonfigurierte Statusmeldungen vereinfachen die Kommunikation mit der Disposition.
 
Einmal erfasste oder importierte Aufträge können den Fahrzeugen zugeteilt werden. Die Stammdaten der Lkw sind im TachoWeb bereits angelegt und erleichtern den Systemwechsel erheblich. Gleiches gilt für die Kundendaten, die aus bestehenden Datenbanken in TachoWeb integriert werden können. Durch die bereits bekannte und einfach gehaltene Bedienoberfläche des Onlineportals, ist der Einstieg in die neue Telematikfunktion mit geringem Aufwand möglich. Ein weiterer Vorteil liegt in der Online-Verfügbarkeit sämtlicher Tourdaten. Auf dieser Basis können Disponenten praktisch von jedem PC mit Internetanschluss die Touren planen und überwachen oder den Fuhrpark verwalten.
 
Das Portal liefert über das automatische Reporting sämtliche Fuhrpark-Aktivitäten in Tabellenform, erstellt eine Übersicht mit Grafik über die Restlenkzeiten der Fahrer und ermöglicht die Spurverfolgung einzelner Lkw. Alle Positions- und Tachodaten werden in Echtzeit dargestellt. Dadurch erkennen Disponenten auf einen Blick, welche Fahrer für neue Aufträge ortsnah verfügbar sind. Die Auswertung der Lenk- und Ruhezeiten ist benutzerfreundlich und schließt sogar die Belehrungsprotokolle für die Fahrer bei eventuellen Verstößen gegen die Sozialvorschriften ein. TachoWeb wird bereits von rund 15.000 Unternehmen mit etwa 100.000 Fahrern genutzt.

Quelle: DAKO