Detecon: Prozesse besser Prozessbeteiligten überlassen

Ein konsequenter Einsatz agiler Design­methoden wie dem subjektorientierten Business Process Management (sBPM) beschleunigt übliche Durchlaufzeiten einer Prozessmodellierung um bis zu 30 Prozent. Ein wichtiger Vorteil gegenüber klassischen Top-Down-Modellen liegt darin, dass nicht abteilungsfremde Experten, sondern die Prozessbeteiligten selbst die Prozesse definieren. Das Erarbeiten eines Szenarios findet zudem nicht als sequenzieller Prozess, sondern im Rahmen einer engen, direkten Kommunikation der Prozessbeteiligten untereinander statt. „Die wichtige Akzeptanz und Motivation der Beteiligten werden vor allem durch die Einfach­heit der Methodologie und die unmittelbare Ausführbarkeit der Prozesse gewonnen“, sagt Managing Consultant Roger Ranft von der Unternehmensberatung Detecon.

Die Erfahrungen aus Detecon-Projekten zeigen, dass die bei sBPM bewusst eingesetzte Beschränkung auf fünf verschiedene Modellierungselemente ein schnelles gemeinsames Verständnis sowie einen zügigen Test neuer, sofort ausführbarer Prozesse erlaubt. Klassische Top-Down-Methoden verwenden durchaus Notationen mit mehr als 100 unterschiedlichen Symbolen.

„Mit agilen Designmethoden zur Prozessdigitalisierung entsteht ein hohes Maß an Prozesstransparenz. Zusätzlich ist eine genaue Dokumentation der Dauer und Wartezeiten einzelner Prozessschritte möglich“, betont Ranft.

Da jeweils etwa fünf bis sechs ausgewählte Key User im ersten Schritt nur ihre Kommunikationsbeziehungen im Prozess modellieren, besteht mit dem von Detecon eingesetzten Vorgehen eine gute Basis, um frühzeitig Prozessoptimie­rungs­potenziale zu identifizieren. „Schon bei der Prozessaufnahme wird optimiert“, erläutert Frank Lorbacher, Managing Consultant bei Detecon. „Das gemeinsam erarbeitete Workflowmodell lässt sich in einem Tool speichern und direkt ausführen (Model-to-execute). Das Entwickeln eines Prozessmodells ist kein sequenzieller Prozess, sondern vielmehr ein Wechselspiel aus Prozess­modellierung und -ausfüh­rung durch die autorisierten Prozessbeteiligten.“ Der Automatisierungsgrad und die Akzeptanz von Prozessen lassen sich damit signifikant steigern. Bei klassischen Methoden entsteht laut Lorbacher dagegen oft eine große Kluft zwischen Modell und Realität.

Beim subjektorientierten Business Process Management werden Prozesse ohne zentralen Steuerungsfluss ausgeführt und gesteuert. Die Methode fokussiert auf Subjekte und Nachrichten, die zwischen Subjekten ausgetauscht werden. Dabei prägen vor allem zwei Analysen das Modell: Wer ist in den Prozess involviert und mit wem wird kommuniziert? Welche Aktivitäten führt das Subjekt wie an seinem Arbeitsplatz aus? Alle Modellierungen, Ausführungen und Änderungen lassen sich zudem toolgestützt durchführen und dokumentieren.

Quelle: Detecon