Fusion der technischen Art: ELO DMS Desktop-Paket für Microsoft Office

Viele Unternehmen scheuen sich noch vor dem Einsatz eines DMS. Sie fürchten einen hohen Implementierungs-, Kosten- und Schulungsaufwand. Um dieser Zielgruppe dennoch dessen Vorteile praxistauglich nahe zu bringen, hat ELO sein DMS Desktop-Paket geschnürt. Das kostengünstige neue Produkt steigert die Produktivität des Anwenders, da er das DMS-Funktionsspektrum direkt in der ihm vertrauten Arbeitsumgebung nutzen kann. Schließlich ist Microsoft Office nach wie vor die Nummer 1 in der Bürokommunikation.

Nahtlos verzahnt auf Basis von .NET

• Das nahtlose Zusammenspiel der ELO DMS Desktop-Komponenten mit Microsoft Office basiert auf .NET-Technologie und bezieht sich auf Outlook, Word, Excel und PowerPoint. Dabei agiert Microsoft Outlook als ELO-Client, der die Microsoft-Anwendung um wertvolle DMS-Funktionen erweitert:
• Anwender können direkt aus Outlook auf das DMS-Archiv zugreifen.
• Dokumente werden in allen gängigen Formaten komfortabel angezeigt.
• E-Mails können einfach direkt per Drag and Drop in das Archiv geschoben werden.
• Auch das Ein- und Auschecken von Dokumenten in das Archiv ist möglich. Der Anwender sucht aus der Outlook-Oberfläche im gesamten Archiv nach den gewünschten Informationen und erhält die Trefferlisten direkt und übersichtlich in Outlook angezeigt.

Geht es dagegen um Texte, Tabellenkalkulationen oder Präsentationen, kommt das ELO Add-In für Microsoft Office zum Tragen. Excel ist das Tool für Analysen, Berechnungen und grafische Darstellungen, während PowerPoint das Werkzeug für Präsentationen ist. Angebote, allgemeine Anschreiben oder Verträge werden in der Regel mit Microsoft Word verarbeitet. Verfasst also ein Mitarbeiter beispielsweise ein Anschreiben und will den Wortlaut des letzten Schriftwechsels mit dem Kunden einsehen, so profitiert er von dem Add-In: Direkt aus Microsoft Word heraus kann er die gewünschte Korrespondenz im ELO-Archiv suchen und sich darstellen lassen.

Anwender können ihre Dokumente wie gewohnt in Microsoft Word, Excel oder PowerPoint öffnen und speichern. Den Unterschied macht der Speicherort: Statt auf der lokalen Festplatte oder dem Fileserver im Unternehmensnetzwerk liegen die Dokumente sicher und geschützt im zentralen Archiv. Zudem stehen DMS-Funktionen wie das Ein- und Auschecken von Dokumenten sowie die Versionshistorie zur Verfügung. Der User kann einfach durch die Archivstruktur navigieren und die relevanten Dokumente abrufen. Darüber hinaus ist natürlich auch der Zugriff direkt über den Fileserver auf das zentrale Archiv möglich.

Um eine leistungsstarke Suche im kompletten Archiv sicherzustellen, umfasst das neue Paket auch die ELO iSearch-Funktion. Diese beinhaltet neben der Tippfehlerkorrektur („Meinten Sie…?“) die Möglichkeit, Begriffe mit UND, ODER und NICHT zu verknüpfen. Außerdem sorgt die linguistische Suche dafür, dass Begriffe in ihre Grundformen zerlegt werden. So werden z. B. bei der Recherche nach „Buch“ auch Treffer mit „Buches“, „Bücher“, „Büchern“ oder „Handbuch“ gelistet.

‚ELO DMS Desktop für Microsoft Office’ wird auch das Thema der kommenden ELO Business-Breakfast-Events sein, die im Frühjahr starten. Ziel der Veranstaltungen ist, den Teilnehmern an einem Vormittag einen komprimierten Überblick über das neue Lösungspaket zu vermitteln.

Mobil ins ELO ECM-Archiv – unabhängig vom Betriebssystem
ELO Digital Office stellt auf der CeBIT sein erweitertes Portfolio im Bereich Mobile-Device-Management vor. Zum einen präsentiert der Hersteller von Enterprise-Content-Management (ECM)-Software in Halle 3, Stand F30 neue leistungsstarke Webclients, mit Hilfe derer Kunden mobil auf das ELO ECM-Archiv zugreifen können. Unabhängig vom Betriebssystem. Nutzer von Smartphones und Tablet-PCs aller Art können so die ELO ECM-Funktionen bequem und sicher auf dem Endgerät ihrer Wahl verwenden. Zum anderen hat ELO die Bandbreite an Apps für mobile Endgeräte erhöht: In Hannover werden neben der Schnittstelle zum Android-Betriebssystem auch Apps für RIM Blackberry und Apple iPad gezeigt. Die App für das Apple iPhone wird bereits seit 2009 erfolgreich vermarktet.

Das Verwalten mobiler Endgeräte spielt auf Unternehmensseite eine immer gewichtigere Rolle. Insbesondere Tablet-PCs eignen sich für das Management von Dokumenten. Aber auch Smartphones sind hilfreiche Allrounder, wenn es darum geht, von unterwegs Freigaben zu bearbeiten und die dafür relevanten Dokumente zu sichten.

Daher bietet ELO nun zusätzlich zu seinen Standard-Smartphone-Apps browserbasierte Clients. Sie sind auf die jeweiligen Browser zugeschnitten und für alle mobilen Betriebssysteme verfügbar. Anwender können von ihrem bevorzugten Endgerät auf das ECM-Unternehmensarchiv zugreifen sowie Dokumente suchen und bearbeiten. Nutzen lässt sich auch der neue formularbasierte Workflow, der serienmäßig in die Versionen 2011 der ECM-Suiten ELOprofessional und ELOenterprise integriert ist.

Optimierte iPhone- und iPad-Schnittstellen
Mit dem ECM-Release 2011 wurde auch die Schnittstelle für das Apple iPhone optimiert. Basis für die App ist jetzt der neue ELO-Webserver, der über REST (Representational State Transfer) angesprochen werden kann. Die neue App wird zeitnah nach der CeBIT zum Download bereit stehen.

ELO arbeitet auch künftig weiter an neuen Apps, speziell für das iPhone und iPad. Im Fokus stehen dabei jeweils ein erweiterter Funktionsumfang sowie eine optimierte Bedienung. Eng in die Entwicklung eingebunden ist daher das ELO User Experience Team, das eng mit der Hochschule der Medien kooperiert und regelmäßig Anwendertests durchführt.

ELO bringt ECM aus der Cloud
Enterprise-Content-Management (ECM) aus der Cloud präsentiert ELO Digital Office auf der CeBIT. In Halle 3, Stand F30 stellt der Software-Hersteller seine technologische Lösungsplattform für das Cloud-Computing vor. Basis hierfür sind neue Applikations- und Backend-Serversysteme. Erste Kundenprojekte sind bereits mit Business-Partnern in Deutschland, Österreich, der Schweiz, Dänemark und Ungarn in der Realisierungsphase. Haupteinsatzgebiete sind dabei, spezialisierte Branchenlösungen, mobile Anwendungen sowie die E-Mail-Archivierung.

Cloud-Computing definiert den Ansatz, dem Kunden neben Infrastruktur und Hardware auch die notwendige Software als Service bereitzustellen. Weitere Eigenschaften sind flexible Preismodelle, um dynamisch auf wechselnde Leistungsanforderungen reagieren zu können. An Softwaresysteme stellt dies besondere Herausforderungen, die von den meisten Standardsystemen per se nicht erfüllt werden. Leistungsfähige, beliebig skalierbare Backend-Komponenten sind hierbei das A u. O. ELO hat daher die Parallelisierungsfähigkeit des Indexservers erweitert. So können bei steigendem Leistungsbedarf dynamisch weitere Rechnersysteme hinzugeschaltet werden.

Parallelisierte Task-Verarbeitung und REST-konform
Stetig wachsende Bandbreiten und immer höhere Geschwindigkeit machen das Internet von heute aus und sind Voraussetzung für eine leistungsfähige und hocheffiziente Kommunikation mit dem Benutzer. Parallel dazu nimmt auch die Anzahl der Nutzer kontinuierlich zu. Vor diesem Hintergrund hat ELO einen neuen Webserver entwickelt.

Er erfüllt die Anforderungen der parallelisierten Task-Verarbeitung und unterstützt modernste Kommunikationsprotokolle wie REST (Representational State Transfer) sowie spezielle Caching-Mechanismen. Gerade mobilen Endgeräten mit geringer Übertragungsrate ermöglicht der Server, performant zu arbeiten. Denn er ist in der Lage, dynamisch einzelne Dokumentensätze nachzuladen. Dies wirkt sich insbesondere bei großvolumigen Dokumenten vorteilhaft aus. Abgerundet wird die Plattform durch einen neuen leistungsfähigen Browser-Client sowie neue Framework-Komponenten.

Offenes und verteiltes Cloud-Konzept
Cloud-Computing entfaltet seine Vorteile vor allem, wenn es sich um Dienste mit hohem Standardisierungsgrad handelt. Schwieriger wird es, wenn komplexe Prozesse abzubilden sind. So lassen sich z. B. für die E-Mail-Archivierung, das Scanning oder Klassifizierungsservices branchenübergreifende und weitestgehend standardisierte Lösungsangebote über eine Cloud bereitstellen.

Im Bereich ECM bedarf es nahezu immer branchen- und kundenspezifischer Ansätze, die typischerweise nicht mit einer in der Cloud bereitgestellten Standardlösung abzudecken sind. Deshalb setzt ELO im Gegensatz zu den globalisierten Ansätzen von Microsoft und Google auf ein offenes und verteiltes Cloud-Konzept – in enger Kooperation mit seinen Business-Partnern sowie spezialisierten Kooperationspartnern. Dieses Vorgehen soll die Flexibilität sicherstellen, den Kunden bestmöglichen Service zu bieten, und zwar genau in dem gewünschten und wirtschaftlich sinnvollen Umfang und Umfeld.

Prinzipiell gilt, dass Cloud-Projekte von Anwendern und Anbietern sorgfältig geplant und vorbereitet werden sollten. Insbesondere ist vorab zu klären, ob Cloud-Services für den gewählten Bereich aus gesetzlicher Sicht zugelassen sind – so beispielsweise bei der Speicherung von Daten außerhalb der Landesgrenzen. Steht ein Server im Ausland, ist auch zu prüfen, welche Datenschutzbestimmungen dort gelten und wie deren Einhaltung gewährleistet wird. Vertrauen spielt in ECM-Projekten eine signifikante Rolle. Offenheit in Bezug auf die Cloud-Plattform ist daher die strategische Zielsetzung von ELO.

Quelle: ELO Digital Office GmbH