Jeder will dabei sein!

Vom Kundeneindruck her rückwärts gedacht – das macht die Eventlogistik aus. Programm, Referenten, Moderatoren,  Aussteller, Caterer, Druckerei, Messebauer, Licht- und Tontechniker,  Medienpartner und natürlich Teilnehmer sind die wesentlichen Komponenten einer Tagung. Alles zur richtigen Zeit am richtigen Platz.

Am Anfang stehen Ideen und Informationen. Wenn der Termin fixiert und die Idee für das Programm gefestigt ist, beginnt die Referentenakquise. Gleichzeitig werden Möglichkeiten für werbliche Präsenzen kommuniziert. Frühzeitige Informationen über das Programm und ein reibungsloses Anmeldeprozedere sind für Teilnehmer und Interessenten ein Muss – Zeit ist kostbar.

Wissen, wie sich jeder einzelne Lösungsanbieter präsentieren will, ist das Um und Auf. Vieles ist Standard, doch auch Sonderwünsche sind willkommen. Der Messebauer hat am Vortrag nur ein kurzes Zeitfenster für seine Arbeit, ehe die Unternehmen ihre Stände gestalten. Der Caterer hat einen exakten Plan, wie er Getränke platziert und wie er während der Vorträge für Nachschub sorgt. Die exakte  Arbeit, wie tausende richtig temperierte Getränkefläschchen, frische Gläser, unzählige Espressos und das Mittagsbuffet an ihren Platz kommen, um zur richtigen Zeit konsumiert zu werden, macht sich in zufriedenen Gesichtern bemerkbar. Präsentationen sind längst auf den Rechnern gespeichert, kurzfristige Änderungen oder völlig neue Präsentationen mit nicht verarbeitbaren Schrifttypen bringen die Techniker oft zum Schwitzen.

Wenn es endlich beginnt…
Die Druckerei hat die Tagungsunterlagen just-in-time am Vortrag geliefert, die Tagungstaschen werden mit dem beigestellten Werbematerial konfektioniert. Wieder alles gut gegangen. Der erste physische Kontaktpunkt für die Teilnehmer ist die Registratur, an der sie rasch ihre Besucherausweise und die Tagungstasche erhalten. Beim dritten Klingeln nehmen alle ihre Plätze ein. Und wenn die Referenten den Teilnehmern ein Staunen oder ein bewunderndes Lächeln ins Gesicht zaubern, setzt beim Veranstalter die erste Welle von Entspannung ein… In diesem Sinne – bis zum 20. Juni in Linz!

Quelle: LE Magazin 01-2013