Mit automatisierten Prozessen in die Zukunft

Die Holenstein AG setzt seit 2012 auf die Logistiksoftware CarLo von Soloplan und hat damit die Verwaltungsprozesse stark vereinfacht. Die Integration einer Telematiklösung macht künftig die gesamte Lieferkette transparent.
 
Höchste Produktivität und Transparenz durch eine weitgehende Automatisierung der Verwaltungsprozesse: Dieser Vision ist der Schweizer Transportunternehmer Roman Holenstein 2012 ein großes Stück näher gekommen. Der Mitinhaber des Logistikdienstleisters Holenstein AG und ASTAG-Präsident der Sektion Ostschweiz hat in seinem Unternehmen die Logistiksoftware CarLo von Soloplan eingeführt. „Wir wollten ein leistungsstarkes System, das sich an unsere Anforderungen anpasst und sich nahtlos in unsere IT-Landschaft einfügt“, so Holenstein. Die Entscheidung für Soloplan fiel im Frühjahr 2011, nachdem die Angebote von diversen Anbietern geprüft worden waren.
 
„Neben der eigentlichen Software hat uns bei Soloplan das große und leistungsstarke Entwicklungsteam überzeugt, denn von Anfang war uns klar, dass wir einige Änderungswünsche haben werden“, erinnert sich der Unternehmer. So mussten in die deutsche Software eigene Abrechnungs-Tarife sowie landesspezifische Begriffe und Rundungsregeln eingepflegt werden. „Bei der Tourenplanung darf in der Schweiz nicht einfach die Nutzlast von Motorwagen und Anhänger addiert werden“, betont Holenstein. Und so wurden bis zum Go-Live Anpassungen an die Schweizer Gegebenheiten vorgenommen.
 
Automatisierte Abrechnung
Nach Abschluss der Änderungen und einer gründlichen Schulung der rund 50 CarLo-User stand die Software im Januar 2012 pünktlich zur Verfügung. In diesem Zuge wurde auch die komplette Hardware abgelöst, denn die vorherige Software „Strada“ lief noch auf einem IBM-Server vom Typ AS400.
 
Den ersten Einsparungseffekt spürte Holenstein in der Abrechnung. „In CarLo bilden wir erstmals alle unsere Tarife ab, wodurch wir die Fakturierung der rund 20.000 monatlichen Aufträge weitgehend automatisieren konnten“, stellt Hohenstein fest. In der entsprechenden Abteilung konnte die Personalstärke von drei auf zwei Mitarbeiter reduziert werden.
 
Vom ersten Tag genutzt wurde auch das in CarLo integrierte Business-Intelligence-Paket „Cockpit“. So lässt sich Holenstein spezielle Sendungsauswertungen automatisch generieren und täglich zuschicken. „Das Cockpit erlaubt uns eine Vielzahl von Möglichkeiten und eine fast unbegrenzte Flexibiltät, was unser Controlling erheblich vereinfacht und zu weiteren Einsparungen führt“, betont Holenstein. Ebenso flexibel und überzeugend sind für den Unternehmer die individuellen Gestaltungsmöglichkeiten der einzelnen Masken und Formulare: „Dieser Vorteil wird von unseren Mitarbeitern intensiv genutzt und hat die Akzeptanz von CarLo sehr unterstützt“.
 
Beschleunigte Tourenbildung
Fortschritte will Holenstein auch bei der internetbasierten Auftragserfassung erzielen. Hier wird „CarLo inWEB“ im Jahr 2013 eine bestehende Lösung ablösen. Mittlerweile werden schon 30 Prozent der täglich rund 1.000 eingehenden Transportaufträge durch die Auftraggeber erfasst und stehen sofort in CarLo zur Verfügung. Mittelfristig soll dieser Wert auf 60 Prozent steigen, sodass sich der eigene Erfassungsaufwand minimiert. Weitere 30 Prozent aller Transporte kommen bereits heute aus dem eigenen Lager und werden über die an CarLo angeschlossene Lagerverwaltungssoftware von Xelog eingespielt.
 
Deutlich einfacher und schneller funktioniert jetzt auch die Tourenbildung. Denn die permanent eingehenden Aufträge werden in CarLo übersichtlich nach Gebieten gegliedert und den Disponenten grafisch angezeigt. Die anschließende Zuordnung der Sendungen zu den jeweils passenden Fahrzeugen erfolgt dann einfach per „Drag & Drop“ und völlig papierlos. Jede Sendung umfasst durchschnittlich zwei Paletten, so dass eine Tour aus 15 bis 20 Abladestellen besteht. „Mit CarLo ist ein wesentlich zeitgenaueres Planen mit mehr Details möglich“, stellt Holenstein fest. Dadurch konnten Lieferqualität und Kundenzufriedenheit nochmals gesteigert werden.
 
Transparenz für alle Kunden
Durch die Umstellung auf CarLo profitiert der Logistikdienstleister von stark vereinfachten Prozessen und einer kompakten Lösung mit nur noch einer zentralen Datenbank. „Weitere Einsparungseffekte kommen erst noch“, weiß Holenstein. Denn in naher Zukunft soll jeder der 100 eingesetzten Lkw mit einem Telematiksystem ausgestattet werden. Hier entschied sich Holenstein für den Anbieter mobile objects und Smartphones als mobile Endgeräte.
 
Mit dieser Ausbaustufe sollen alle nach Fahrtantritt hereinkommenden Aufträge per Knopfdruck direkt aus CarLo zum betreffenden Fahrer gesendet werden. „Das aufwändige Telefonieren fällt dann völlig weg und Übertragungsfehler gehören der Vergangenheit an“, erwartet Holenstein. Zusätzlich werden die Fahrer die aktuellen Auftragsstatus an CarLo zurückmelden, so dass die Disponenten alle laufenden Touren verfolgen und den Zeitplan überwachen können. Diese Transparenz will Holenstein aber auch den Kunden ermöglichen. Diese können sich ab Frühjahr 2013 online über den aktuellen Lieferstatus ihrer eigenen Sendungen informieren und weitere Anrufe vermeiden.
 
So richtig ruhig wird es bei Holenstein aber auch dann noch nicht werden. Als nächste Aktion steht die Anbindung der in Konstanz beheimateten und rechtlich unabhängigen Holenstein GmbH auf dem Plan. Für das auf Verzollungen und Grenzabfertigungen spezialisierte Unternehmen wird gerade ein Neubau errichtet. Nach dem Umzug sollen auch die dortigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit CarLo arbeiten – dann werden speziell die Funktionen der Zollabwicklung genutzt und weitere Prozesse automatisiert.

Quelle: Soloplan