Projektmanagement und Prozessmanagement sind zwei Schlagworte, die immer wieder durch die Medien und auch Unternehmenszentralen geistern. Inzwischen gibt es Projektmanager wie Sand am Meer… doch halten sie, was sie versprechen? Wie kann ich das überprüfen – und: brauch ich überhaupt so etwas? In den letzten Jahren hat – zum Teil bedingt durch die Globalisierung und verstärkte Vernetzung – die Komplexität von Geschäftsprozessen kontinuierlich zugenommen. Waren früher an Projekten maximal zwei Abteilungen oder Partner beteiligt, greifen diese heutzutage oft in alle Unternehmensbereiche und umspannen mehrere Partnerfirmen. Nur allzu leicht verliert man hier den Überblick, doch der ist für den Erfolg eines Projektes und die Einhaltung der veranschlagten Kosten unverzichtbar. Ohne die richtigen Mitarbeiter ein schier auswegloses Unterfangen! Worum geht’s?
Wie bei vielen „neumodischen“ Begriffen, gibt es auch hinsichtlich des Projektmanagements unterschiedliche Definitionen. Zusammengefasst handelt es sich um das Planen, Steuern und Kontrollieren von Projekten bis hin zum erfolgreichen Abschluss – vergleichbar mit einem Architekten im Hausbau. Die derzeit gültige Norm DIN 69901:2009 definiert Projektmanagementsysteme als „System von Richtlinien, organisatorischen Strukturen, Prozessen und Methoden zur Planung, Überwachung und Steuerung von Projekten“. Voraussichtlich am 31. August 2012 wird diesbezüglich die neue ISO 21500 erscheinen, die es derzeit nur im Status CD gibt. Prozessmanagement wiederum beschäftigt sich mit der Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Implementierung, Steuerung und Optimierung von (Geschäfts)Prozessen. Je nach Ausrichtung des Unternehmens liegen die Verantwortungen für diese beiden Themen bei einer oder mehr Personen: während bei Auftragsabwicklungsprojekten oft beides vereint ist, trennen Unternehmen, deren Wertschöpfung aus Routineprozessen (z.B. Handel, Anm.) gewonnen wird, meist die Verantwortungen. Wer braucht’s?
Angefangen hat alles schon vor Jahrzehnten in der Automobilindustrie und dem Anlagenbau, den Vorreitern sowohl des Prozess- als auch des Projektmanagements. „Nach und nach kamen dann die IT- und die Telekommunikationsbranche dazu, und zwischenzeitig findet man besonders das Projektmanagement in allen Bereichen, von Banken bis zur Industrie“, weiß Mag.a Brigitte Schaden, zSPM, Vorstandsvorsitzende pma (Projekt Management Austria), „denn bei globalen, komplexen Aufgabenstellungen braucht man gutes Projektmanagement, um diese erfolgreich abzuwickeln.“ Diese Meinung teilt auch Mag. Bernhard Weidinger, Managing Partner der next level holding GmbH: „Es gehört heute zur Abrundung eines eines Managers dazu, mit Prozessen professionell umzugehen. Dies belegen auch die ständig steigenden Qualifikationszahlen. Gerade bei länderübergreifenden Projekten hilft das Zugrundelegen eines international standardisierten Vorgehens in der Abwicklung.“ Daraus folgt: jedes Unternehmen, das Projekte ordentlich abwickeln und Prozesse effizient gestalten möchte, sollte sich ernsthaft Gedanken über das entsprechende Management machen. Projektmanagement – aber richtig
So unterschiedlich die Aufgabenstellungen im Unternehmen sind, so verschieden sind auch die Lösungen. „Projekte sind temporäre Aufgaben, die Risiken bergen, wobei unterschiedliche Personen zusammenarbeiten. Das Projektmanagement hilft mir, Risiken, Ziele, Termine und Kosten im Blickfeld zu behalten“, meint Schaden. „Je nachdem, ob ich einmalig ein Projekt abwickle oder regelmäßig, bieten sich unterschiedliche Möglichkeiten. Man kann ebenso einen erfahrenen Projektmanager einstellen – hier hilft es, nach zertifizierten Fachkräften zu suchen –, wie auch einen eigenen Mitarbeiter durch Weiterbildungsmaßnahmen qualifizieren, wenn genügend Zeit vorhanden ist. Allerdings wird ein Projektmanager erst durch die Erfahrung richtig gut“, erklärt sie. „Eine weitere Option ist auch, für die Durchführung von besonderen Einzelprojekten einen professionellen Manager aus unserem Programm „Management auf Zeit“ quasi auszuleihen“, ergänzt Weidinger. Einig sind sich beide darin, dass es auf die Qualitäten des Managers ankommt, seine Erfahrung und Führungsstärke. „Manche Unternehmer glauben, sie brauchen lediglich MS Project zu kaufen und könnten damit ihre Projekte abwickeln. Aber das ist ein Trugschluss! Das Tool kommt erst ganz zum Schluss, am Beginn stehen die Anforderungen und Wünsche, erst dann wählt man das geeignete Tool“, ist Schaden überzeugt. Und was geht gar nicht? „Projekte leiten in einem Bereich, von dem man keine Ahnung hat“, lacht Schaden. Prozessmanagement
Bevor man anfangen kann, in Prozesse einzugreifen, muss man zuallererst eine „Prozess-landkarte“ erstellen, um einen Überblick zu gewinnen. „Erst wenn ich meine Ist-Prozesse erfasst habe, kann ich Soll-Prozesse definieren“, erläutert Weidinger. Nach Installierung einer Prozess-Aufbauorganisation (dies beinhaltet qualifiziertes Personal) kann mit der Optimierung der Prozesse begonnen werden. „Prozessmanagement ist natürlich besonders in jenen Branchen relevant, wo es zu kapitalintensiver Fertigung kommt“, weiß Weidinger – das erklärt die Vorreiterrolle der Automobil-industrie. Prinzipiell sei das Prozessmanagement aber bei richtiger Dosierung durchaus auch für Kleinunternehmen relevant, um die Effizienz zu steigern. „Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass Unternehmen äußerst unterschiedlich an das Thema herangehen, manche gehen sehr strukturiert vor, andere setzen eher auf „Learning by doing“. Wobei letztere häufig zum Scheitern verurteilt sind, vor allem, wenn sie Probleme allein durch Software lösen wollen“, verrät Weidinger. Durch das Engagieren eines Profis hingegen könne viel Zeit und so im Endeffekt auch Geld gespart werden: „Nur eine richtige Diagnose führt auch zu maßgeschneiderten Maßnahmen, alles andere wäre Verschwendung.“ Auch zum Ablauf bei Einführung des Prozessmanagements weiß Weidinger einiges zu sagen: „Wir implementieren neue Systeme oft im Rahmen eines Pilotbetriebes. Dieser dauert etwa ein halbes Jahr, während dieser Zeit erfolgt die Feinjustierung, ehe eine Überführung in den Normalbetrieb stattfindet“. In dieser Phase würde auch beobachtet, welche Änderungen in den Abläufen und welche personellen Maßnahmen (im Rahmen von Zusatzqualifikation) nötig seien. Die Einführung erfolgt schrittweise anhand vordefinierter Prozesskategorien. Zertifizierungen
Die Meinung von Weidinger steht fest: „Zertifizierungen gehören heute schon zum Standard, denn sie sind der Nachweis für das Können und die Qualifikation. In Österreich gibt es bereits rund 8.000 zertifizierte Projektmanager.“ Während für die Zertifizierung der Prozessmanager der TÜV verantwortlich ist, übernimmt diese Aufgabe beim Projektmanager das PMA. Am 30. November 2010 führt die ÖVO (Österreichische Vereinigung für Organisation und Management) in Wien die erste öffentliche CBPP-Zertifizierung (CBPP: Certified Business Process Professional, Anm.) durch. (AT) Logistik express Redaktion: Angelika Thaler |
