Verändern ist Programm
Bei der Lieferantenauswahl setzt die auf den internationalen Ladungsverkehr spezialisierte Spedition Timotrans vor allem auf Investitionssicherheit und Flexibilität. Seit zwei Jahren kommt hier das Transportmanagementsystem CarLo von Soloplan zum Einsatz.
Jens Müller kann für die Zukunft nichts ausschließen. Der Geschäftsführer der Düsseldorfer Spedition Timotrans meint damit vor allem die Wünsche und Anforderungen seiner Kunden. „Vielleicht werden wir irgendwann Güter nicht nur transportieren, sondern auch lagern“, so Müller. Als kundenorientiertes Unternehmen werde er sich den Chancen des Marktes jedenfalls nicht verschließen. Diese offene und flexible Haltung ist einer der Gründe, warum sich Timotrans im Jahr 2010 für das Transportmanagementsystem CarLo von Soloplan entschieden hat.
„Damals suchten wir eine neue Speditionssoftware und hatten uns diverse Programme angeschaut“, erinnert sich der Geschäftsführer. Bis dahin hatte die auf internationale Ladungsverkehre spezialisierte Spedition eine selbst entwickelte Software im Einsatz, die jedoch an ihre Grenzen gestoßen war. „Es gab zum Beispiel keine Schnittstellen zu internen und externen Systemen“, so Müller. Als Beispiele nennt er die in der Buchhaltung eingesetzte Diamant-Software und die verschiedenen Warenwirtschaftssysteme der Kunden. „Bei CarLo existieren die meisten Schnittstellen bereits und stehen den Anwendern standardmäßig zur Verfügung“, stellt Müller fest. Die Anbindung an Diamant war deshalb von Anfang kein Problem und sorgt bei Timotrans für einen fehlerfreien und bidirektionalen Datenaustausch zwischen operativem Geschäft und Buchhaltung. „Dadurch sehen unsere Disponenten auf einen Blick, wenn Verlader bei uns noch offene Posten haben“, berichtet Müller. Beim nächsten Telefonat könne dies dann gleich zur Sprache gebracht werden.
Heftiges Wachstum
Weitere nützliche Schnittstellen betreffen die Auftragserfassung: Demnächst werden die ersten Verlader ihre Auftragsdaten direkt per DFÜ an CarLo übermitteln, wobei Timotrans von den vorhandenen Schnittstellen zu SAP, Navision und anderen ERP-Systemen profitiert. In zwei Jahren will Müller auf diese Weise rund 50 Prozent der manuellen Erfassung einsparen. Großkunden mit weit über 1.000 Ladungen pro Jahr sorgen hier für den Bärenanteil. Ein Anbinden der vielen kleinen Kunden mit einem Auftrag pro Monat würde sich hingegen nicht lohnen.
„Eine wesentliche Vereinfachung bringen uns aber auch die vielen automatischen Aktionen, die wir in CarLo hinterlegen können“, betont Müller. So könne er jetzt mit „nur einem Klick“ die Auftragsbestätigung für den Kunden, den Transportauftrag für den Subunternehmer und die Avisierung für die Be- und Entladestelle generieren und versenden. Diese Rationalisierungseffekte haben Timotrans geholfen, dass heftige Wachstum der letzten zwei Jahre zu verkraften. Allein 2012 stieg der Umsatz des Unternehmens um über 40 Prozent.
Psychologischer Vorteil
Müller schätzt, dass von den eigentlichen Kernfunktionen der Speditionssoftware aktuell nur drei Viertel genutzt werden. Neben Disposition und Abrechnung nennt Müller hier vor allem das Lademittelmanagement. „Die im Juni installierte neue Version der Palettenverwaltung lässt sich sehr intuitiv bedienen. Das Programm zeigt uns nicht nur die bestehenden Forderungen und Verbindlichkeiten, sondern ermöglicht uns auch das blitzschnelle Erstellen entsprechender Rechnungen“, so Müller. An dieser Stelle zahle sich aus, dass in den Stammdaten von CarLo auch der Preis für jedes einzelne Ladehilfsmittel hinterlegt werden kann. Für die Disponenten erweise sich die einfache Handhabung als großer psychologischer Vorteil. Allein das Ankündigen einer Rechnung würde „die Rückgabe von Paletten spürbar beschleunigen“.
Beschleunigt verlief auch die Mitarbeiterschulung für das neue Lademittelmanagement: Hier entschied sich Müller für ein zweistufiges Vorgehen. Im ersten Schritt absolvierte er bei Soloplan eine dreistündige telefonische Intensivschulung. Direkt danach hatte der Geschäftsführer die Funktionen seinen Mitarbeitern erklärt. „Fernschulungen, Fernwartung und der sonstige Service funktionieren bei Soloplan ausgesprochen gut, so dass ich die räumliche Nähe zu unserem Softwarehaus nicht vermisse“. Schließlich ist Soloplan – mit Sitz in Kempten – rund 600 Kilometer von Düsseldorf entfernt.
Nachfolge gesichert
Dass sein Unternehmen derzeit noch nicht alle Funktionen von CarLo nutzt, sieht Müller positiv. Für ihn zählt, dass sich die Speditionssoftware auch in Zukunft an alle möglichen Kundenwünsche anpassen kann. „Die Lösung von Soloplan bietet uns genügend Potenzial für unsere weitere Entwicklung. Wir wollen schließlich nicht mit einer neuen Software noch mal bei Null anfangen“, meint Müller.
Vor diesem Hintergrund hatte Timotrans bei der Systemauswahl auch die Bonität sowie die Zukunftsperspektiven von Soloplan auf den Prüfstand gestellt. „Gerade unter den mittelständischen Softwarehäusern gibt es viele Anbieter, deren weitere Existenz in den Sternen steht“, stellt Müller fest. Eine schwache finanzielle Basis sei da mindestens genauso schlimm wie ein fehlender Nachfolger in einem Familienunternehmen. Bei Soloplan habe ihn überzeugt, dass die nächste Generation in Form dreier Söhne bereits im Unternehmen mitarbeitet. „Das verstehe ich unter Investitionssicherheit“, sagt Müller.
Trotzdem gab es an der Software auch ein paar Dinge, die von Anfang an geändert werden mussten. So gibt es bei manchen der Großkunden bis zu 20 Ansprechpartner, die ihre Aufträge an Timotrans übermitteln. Bei Problemen oder Rückfragen zu einzelnen Ladungen ist es deshalb unerlässlich, zu jedem Auftrag auch die Kontaktperson zu kennen. In der Auftragserfassung von CarLo war ein entsprechendes Feld jedoch nicht vorgesehen und musste eingearbeitet werden. „Das war für uns der erste Test, wie flexibel und schnell Soloplan auf Änderungswünsche einzelner Kunden reagieren kann“, erinnert sich Müller. Die Anpassung verlief reibungslos und das neue Datenfeld steht nun auch allen anderen CarLo-Kunden zur Verfügung – wie es sich für eine Standardsoftware gehört.
Quelle: Timotrans
