Case Study

Der global agierende Transport- und Logistik-Dienstleister Gebrüder Weiss mit Hauptsitz in Lauterach (Vorarlberg/Österreich) suchte nach einer neuen Zollsoftwarelösung für sein bisheriges Inhouse-System. Der Konzern mit rund 4.500 Mitarbeitern an 156 internationalen Standorten hatte klare Vorstellungen: Gewünscht war die kostengünstige Anbindung aller Niederlassungen an eine neue, effizientere Software, die mit allen aktuell in ATLAS (Automatisiertes Tarif- und Lokales Zoll-Abwicklungssystem) verfügbaren Zollverfahren kompatibel sein sollte. Aus diesem Grund entschied sich Gebrüder Weiss für die zertifizierte und erprobte Zollabwicklung Kewill ZABIS, die sich problemlos in die bestehenden Logistik- und Zollprozesse sowie in die Systemlandschaft des Unternehmens integrieren ließ. Durch die Systemumstellung auf eine Software-as-a-Service(SaaS)-Lösung entlastet Gebrüder Weiss seine IT-Abteilung und kann die Kosten für den Betreuungsaufwand erheblich senken.

Effizientere Anbindung an ATLAS
Das globale Netzwerk des Logistikdienstleisters mit Betriebstätten in Europa, Asien und Nordamerika erfordert eine bestmögliche Koordination der Arbeitsabläufe. Mit Kewill ZABIS als SaaS-Lösung lassen sich sämtliche für ATLAS notwendige Zollaktivitäten steuern und alle Niederlassungen einbinden. Von der Abwicklung der Aufträge über das Zollsystem bis hin zur Meldung an die Intrahandelsstatistik (Intrastat) in Deutschland ist alles auf elektronischem Weg möglich. Zudem wurde Gebrüder Weiss mit allen notwendigen Schnittstellenfunktionen ausgestattet. Das integrierte Rechnungs-Tool FAKT erleichtert zusätzlich die Datenübernahme, indem es das kumulierte Versenden der Daten an diverse Zollverfahren möglich macht. Kewill hat darüber hinaus zusätzliche Funktionalitäten wie die Steuerung der Zugriffsrechte und Mailing-Funktionen installiert. „Bereits mehr als 1.200 Kunden in Deutschland und der Schweiz nutzen Kewill ZABIS, um einfach und kostengünstig am IT-Verfahren ATLAS teilzunehmen und die Zollabwicklung künftig noch schlanker zu gestalten“, erläutert Andreas Heil, Managing Director DACH von Kewill.

Die Herausforderung bei der Implementierung bestand darin, die Umstellung innerhalb einer kurzen Zeitspanne und während des laufenden Betriebs erfolgen zu lassen. Da Gebrüder Weiss seinen Zollkunden die Abwicklung sämtlicher Zollformalitäten anbietet, war ein auch nur kurzer Ausfall der aktuellen Zollaktivitäten unbedingt zu vermeiden.

Problemlose Systemumstellung
Dank seiner langjährigen Erfahrung und seiner weitreichenden Kompetenz bei Systemumstellungen schlug Kewill den optimalen Lösungsansatz für diese komplexe Ausgangslage vor: Zu Beginn der dreistufigen Implementierung führte Kewill mehrere Schnittstellenworkshops sowie -integrationen durch. Im zweiten Schritt machten sich die Mitarbeiter von Gebrüder Weiss in Admin- und Key-User-Schulungen mit dem praktischen Umgang von ZABIS vertraut. Um die Umsetzung in dem engen Zeitfenster realisieren zu können, liefen die fachlichen und technischen Schritte parallel. So ließ sich der dritte und finale Schritt, nämlich die niederlassungsweite Systemeinführung und Aufnahme des Echtbetriebs mit ZABIS, innerhalb des Zeitrahmens gut realisieren.

„Mit der Systemumstellung sichern wir uns die bestmögliche Ausgangssituation für unsere internationalen Geschäftsaktivitäten. Der Wechsel zu Kewill ZABIS verlief reibungslos, da unsere Arbeitsprozesse durch die schrittweise Implementierung zu keiner Zeit beeinträchtigt wurden“, so Martin Mennel, zuständig für IT-Services Air&Sea bei Gebrüder Weiss. Die Software birgt für das Logistik-Unternehmen, das ein breites Spektrum individueller Transport- und Logistiklösungen bietet, viele Vorteile. So spart Gebrüder Weiss Zeit und ist auch für die Zukunft perfekt aufgestellt. Denn neben dem hohen Integrationsgrad bietet ZABIS eine Fülle an Erweiterungsmöglichkeiten, mit denen das Unternehmen auch auf neue Anforderungen hinsichtlich der Zollverfahren und -prozesse reagieren kann.

Quelle: KEWILL GmbH