Gesetzeskonformen Stundennachweis digital erstellen
Die vom Gesetzgeber im Rahmen des Mindestlohngesetzes geforderte Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bringt für die betroffenen Unternehmen einen enormen personellen und zeitlichen Aufwand mit sich. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Unternehmen über kein elektronisches Zeiterfassungssystem verfügen oder das eingesetzte System nicht in der Lage ist, solche Stundenaufzeichnungen zu erzeugen. Mit der aktuellen Version des Online-Zeiterfassungssystems obserwer.PZE des Aachener Softwareunternehmens o-b-s GmbH lassen sich gesetzeskonforme Stundennachweise komfortabel digital erfassen und archivieren.
Die Registrierung von Anfang und Ende der Arbeitszeit erfolgt online mit stationären oder mobilen Terminals, an denen zur Personenidentifikation RFID-, Barcode- oder Biometrieleser angebracht sein können. Weiterhin besteht die Möglichkeit, diese Daten über sogenannte Softwareterminals (windows- oder webbasiert) zu erfassen.
Die erfassten Daten werden realtime geprüft und mitarbeiterbezogen in der Datenbank abgespeichert. Die aus den Kommt-/Geht-Meldungen resultierende Bruttoanwesenheitszeit wird um die Pausenzeiten, Fehlzeiten und die vereinbarten Schwellwerte reduziert. Hieraus resultiert dann die ebenfalls aufzeichnungspflichtige Arbeitsdauer.
Urlaub, Krankheit, Dienstgang usw. können entweder direkt vom Mitarbeiter am Terminal gebucht oder über einen papierlosen Workflow beantragt, genehmigt und eingeplant werden.
Zuschläge für Nachtarbeit sowie Sonn- und Feiertagszuschläge werden unter Berücksichtigung der tariflichen und gesetzlichen Bestimmungen auf die entsprechend eingerichteten Konten verbucht.
Ab dem 01.01.2015 gilt erstmals ein flächendeckend zu zahlender, gesetzlicher Mindestlohn (MiLoG) für alle Branchen von 8,50 Euro brutto pro Zeitstunde. Alle in Deutschland beschäftigten Arbeitnehmer haben einen gesetzlichen Anspruch auf diesen Brutto-Stundenlohn. Alle Arbeitgeber sind zur Zahlung des Mindestlohns verpflichtet. Die Einhaltung des Mindestlohns wird von der Zollverwaltung kontrolliert. Verstöße können mit Geldbußen von bis zu 500.000,00 Euro geahndet werden.
Wird der Höchstsatz von 450 € monatlich als Pauschalbetrag für die geleistete Arbeit vertraglich vereinbart, ohne einen Stundensatz oder eine konkrete Arbeitszeit zu vereinbaren, schuldet der Arbeitnehmer ab 1.1.2015 bei einem Mindeststundenlohn von 8,50 € maximal 52,9 Arbeitsstunden (52 Stunden und 54 Minuten) im Monat. Leistet der Arbeitnehmer mehr als 52,9 Stunden im Monat, ist diese Mehrarbeit zusätzlich mit dem Mindestlohn zu vergüten. Dies kann dazu führen er, dass der Höchstbetrag von 450 € pro Monat überschritten wird und keine geringfügig entlohnte Beschäftigung mehr vorliegt. Dann sind auf die Vergütung Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen.
Für folgende Personengruppen müssen ab 01.01.2015 Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden:
– Minijobber (Ausnahme: Privathaushalte, Sportvereine)
– kurzfristig Beschäftigte gem. § 8 Abs. 1 SGB IV
– Arbeitnehmer in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftszweigen
Die Aufzeichnungen sind mindestens wöchentlich zu führen, denn der Arbeitgeber ist verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren.
Quelle: o-b-s