Ausstellen von E-Rechnungen leicht gemacht
Vertragspartner von Bundesdienststellen, die noch nicht auf E-Rechnungen umgestellt haben, sollten sich sputen – denn ab Jänner 2014 ist die elektronische Übermittlung Pflicht. Eine praktische Lösung bietet dabei I-Invoicing-Portal von Neopost. Redaktion: Angelika Thaler
Große Unternehmen mit eigener EDV-Abteilung werden wohl nur müde lächeln, wenn sie vor dieser Aufgabe stehen. Doch gerade bei kleineren Unternehmen, die eben nicht über eigene Mitarbeiter für diese Belange verfügen, könnte die verpflichtende Umsetzung für Kopfzerbrechen sorgen. Schließlich muss die neue E-Rechnung sowohl inhaltlich als auch formal einige Kriterien erfüllen, um vom Haushaltsverrechnungssystem des Bundes erfolgreich akzeptiert und richtig zugeordnet zu werden.
Viele Variablen
Eine vollständige E-Rechnung muss folgende Daten beinhalten: Absender (Firma, Adresse, E-Mail-Adresse, UID-Nummer, Kontaktdaten), Empfängerdienststelle (Abteilung, Adresse, Bearbeiter), Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferantennummer (Vergabe durch den Auftraggeber). Die Nummer besteht üblicherweise aus acht Ziffern oder aus zehn Stellen, beginnend mit ES, gefolgt von acht Ziffern (z.B. ES 12345678). Erforderlich ist zudem die Auftragsreferenz (Vergabe durch den Auftraggeber), deren Inhalt der Auftragsreferenz von der Art der Bestellung abhängt. Natürlich dürfen auch die Bankverbindung (IBAN, BIC), eine Bestellpositionsnummer (wenn in der Beauftragung angegeben), Daten zur verrechneten Ware (Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis) sowie der Gesamtpreis (Brutto, Netto, Umsatzsteuer) nicht fehlen. Die E-Rechnung wird nur dann als Rechnung anerkannt, wenn die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit gewährleistet sind. Wichtig ist obendrein die Einreichung in einem strukturierten elektronischen Format. Aufgrund der bestehenden weiten Verbreitung hat sich die Bundesverwaltung für eine adaptierte Variante des Formats ebInterface (www.ebInterface.at) entschieden.
Einfacher geht’s nicht
Neopost ist ein neutraler Anbieter, der umfassende Systemanpassungen und Investitionen überflüssig macht. Es genügt, auf einem Windows-Computer mit Internetzugang einen entsprechenden Treiber zu installieren, um Rechnungen direkt in das „Neopost E-Invoicing“ Portal statt über den Drucker zu drucken. Wenige Testrechnungen genügen, Neopost übernimmt die Einrichtung im Portal. Schon können die Rechnungen direkt – natürlich verschlüsselt – über eine sichere Leitung elektronisch übertragen werden. Auf Wunsch kann die Rechnung sogar zusätzlich auf dem Postweg übermittelt werden. (AT)
Quelle: LOGISTIK express Fachzeitschrift 4/2013
