Nagel-Group vereinfacht Einkauf mit ausschreiben24.com

E-Mail, Fax, Telefon oder das persönliche Gespräch – ausschließlich über diese Wege wird heute noch die Mehrzahl von Ausschreibungen in Einkaufsabteilungen bearbeitet. Die Nagel-Group, internationaler Anbieter für Lebensmittellogistik, hat das jetzt geändert. Das europaweit tätige Unternehmen mit Hauptsitz im westfälischen Versmold hat die elektronische Ausschreibungslösung ausschreiben24.com des Saarbrücker IT- und Dienstleistungsspezialisten prego services eingeführt. Die Plattform ermöglicht es dem Einkauf, das gesamte Ausschreibungsverfahren in einem System elektronisch abzubilden.

Es sind vor allem indirekte Güter wie Investitionen über LKW und Auflieger sowie diverse Verbrauchsgüter (bspw. Folien und Kartonagen) und Dienstleistungen aller Art, mit denen es der Einkauf der Nagel-Group zu tun hat. Auf Grund der über 100 eigenen Standorte ist in diesen Bereichen ein hohes Volumen mit hoher strategischer Bedeutung vorhanden, das gerade in der Ausschreibungsphase eine präzise Vorgehensweise verdient. „Eine große Herausforderung besteht für uns darin, die heterogenen Anforderungen einer Ausschreibung von indirekten Gütern und Dienstleistungen über eine systemgestützte Plattform abzudecken. Daher haben wir eine flexible Ausschreibungslösung gesucht – und gefunden: ausschreiben24.com“, sagt Thomas Menzel, Leiter Zentraleinkauf bei der Nagel-Group.

Anfang 2013 stellte er ein Projektteam bestehend aus dem Einkauf, Vertretern der Fachabteilungen, der IT und unter Beteiligung des Betriebsrates zusammen. Durch einen Vortrag auf den BME-eLösungstagen in Düsseldorf wurde die Gruppe auf ausschreiben24.com aufmerksam. Nach der Kontaktaufnahme und Sichtung der potentiellen Anbieter entschied sich das Projektteam im Winter 2013 für die Einführung dieser flexiblen Mitmachplattform aus dem Hause prego services. Ausschlaggebend war zum einen die hohe Benutzerfreundlichkeit. „Die Lösung ist selbsterklärend und daher sofort nutzbar. Da es sich um eine Cloud-Lösung handelt, fällt zudem eine Implementierung auf den eigenen Rechnern weg“, erklärt Menzel.

Darüber hinaus spielten Überlegungen zur Wirtschaftlichkeit und Prozessoptimierung eine wichtige Rolle. „Die Datenübermittlung erfolgt jetzt einheitlich und elektronisch. Das verbessert die Vergleichbarkeit von Anbietern und Angeboten“, so Menzel. Zuvor wurden die Ausschreibungsinhalte und Leistungsverzeichnisse von den Fachbereichen erstellt. Sie gingen dann per Post oder E-Mail entweder an den Zentraleinkauf oder direkt an die Lieferanten. Auch telefonische Preisabfragen kamen vor. Die Lieferanten gaben dann ihrerseits Angebote per Fax, E-Mail oder Telefon ab. Diese Vielfalt erschwerte die Arbeit des Einkaufs. „Die Schwierigkeit bestand insbesondere im Zusammenführen in einen Angebotsspiegel oder in eine Wertungsmatrix“, sagt Menzel.

Mit dem Einsatz von ausschreiben24.com können dagegen alle Schritte in einem System abgebildet werden. Redundanzen und Medienbrüche werden vermieden und die Vergaben objektiv nachvollziehbar. Da alle Daten elektronisch bereit stehen, verbessert sich zudem die Revisionssicherheit. Alle Vorgänge werden dokumentiert und archiviert und lassen sich bei Bedarf einsehen. Menzel zieht schon mal eine Bilanz: „Unsere ersten Erfahrungen sind positiv. Angenehm überrascht hat uns vor allem auch die hohe Akzeptanz – intern sowie auch zunehmend bei unseren Lieferanten.“

Quelle: Nagel-Group