Ausschreibung – wenn dann richtig!

Immer mehr Unternehmen setzen beim Einkauf von Logistikdienstleistungen auf das Mittel der Ausschreibung, um den für sie geeignetsten Anbieter zu finden. Doch auch bei einer Ausschreibung kann man Vieles falsch machen, wie aus einem aktuellen Papier von Kerkhoff Consulting hervorgeht.  Redaktion: Angelika Thaler

Im Jahr 2010 erzielten österreichische Unternehmen im Bereich Güterverkehr rund € 13,1 Mrd. Umsatz (vgl. Statistik Austria, Leistungs- und Strukturstatistik 2010). Beim deutschen Logistikmarkt rechnet man mit einem Volumen von etwa € 210 Mrd. Die Logistik zählt somit zu den bedeutendsten Wirtschaftszweigen mit dementsprechend vielen Beschäftigten. Trotzdem gibt es noch immer Betriebe, die der Logistik und ihrer Hebelwirkung auf die Gesamtkosten viel zu wenig Augenmerk schenken und so sowohl Effizienz- als auch Einsparungspotenzial liegen lassen „Oftmals wird die Logistik lediglich als letztes Glied in der Kette betrachtet. Dabei zeigt die Erfahrung, dass durch die Optimierung der Logistikkosten durchschnittlich 6 bis 9 Prozent Einsparung möglich sind“, meint auch Daniela Eltrop, Referentin Unternehmenskommunikation bei der Kerkhoff Consulting GmbH. Aktuelle negative Einflussfaktoren wie steigende Dieselpreise können diesen Wert allerdings drücken.
 
Herausforderungen
Das Ziel von Beratungen und Optimierungsmaßnahmen ist eine prozessoptimierende, unternehmensübergreifende Koordination und Synchronisierung der Informations- und Materialflüsse. „Die bedeutendsten Herausforderungen, die die Vorbereitung einer Ausschreibung maßgeblich beeinflussen können, sind die technische Ausstattung (IT), Organisation und Schnittstellenmanagement, Ausschreibungsanforderungen, Ausschreibungsumfang und –adressat“, verrät Eltrop. Veraltete Software ist genauso schlimm wie neue Software, die nicht richtig genutzt wird. In beiden Fällen sind oft Analysen und Vorhersagen nur verzögert oder gar nicht verfügbar, wodurch die Anforderungen an die Logistikdienstleister nur schwer klar definiert werden können. Die noch recht häufig vorliegende traditionelle Trennung von Beschaffungs- und Distributionslogistik – manchmal sogar mit unterschiedlicher Software – macht es sehr schwer, mögliche Crossover-Effekte durch die Kombination von Hin- und Rücktouren aufzudecken. „Eine neue Software kann hier hilfreich sein, aber nicht immer. In jedem Fall sollte die organisatorische Ausgestaltung des Unternehmens hinterfragt werden. Auch eine Analyse der Kommunikationsrichtlinien zwischen Einkaufs- und Logistikabteilung ist ratsam“, zeigt Eltrop Lösungswege auf.
 
Bitte beachten
Viele Fehler passieren schon bei der Ausschreibungsvorbereitung hinsichtlich der Formulierung. Sind Ausschreibungsunterlagen zu allgemein gehalten und verzichtet man auf wesentliche Anforderungsspezifikationen, erhält man zu viele Angebote von Firmen, die möglicherweise dann die gewünschte Leistung nicht erbringen können. Will man aber beispielsweise nur Komplettangebote für Transport-, Umschlags- und Lagerungsleistungen und schreibt das nicht dazu, erhält man vielleicht Angebote nur für Teilbereiche. 
 
In beiden Fällen ist der Angebotsrücklauf dann zumindest teilweise unbrauchbar. Gibt man hingegen zu viele Punkte an, die gar nicht unbedingt nötig sind, schränkt man den Anbieterkreis zu sehr ein. „Neue Zertifikate, die gerade ‚im Trend‘ sind, zählen zu solchen Kriterien“, konkretisiert Eltrop. Auch der Ausschreibungsumfang birgt Fehlerquellen: „Es dürfen weder zu viele noch zu wenige Bereiche integriert werden. Wer etwa viele internationale Transporte braucht, sollte nicht nur länderspezifisch ausschreiben“, ergänzt sie. Und schließlich sei es wichtig, im Vorfeld eine detaillierte Dienstleister-Recherche durchzuführen, um ausreichend geeignete Unternehmen in die Ausschreibung einzubeziehen. (AT)
 
Quelle: Logistik express Print- und E-Paper Ausgabe 2-2012