Daten statt Warten

Manchmal sind Paletten schneller als Sendungsdaten. Engpässe im Internet, Server-Probleme oder fehlerhafte Formate können zu Verzögerungen oder falschen Zuordnungen führen. Im Stückgutgeschäft haben solche Störungen ähnliche Auswirkungen wie eine Straßensperrung. Wenn an der Rampe die Daten fehlen, gerät der Warenumschlag ins Stocken.

Die Bedeutung eines reibungslosen Datenverkehrs innerhalb der Lieferkette ist in den letzten fünf Jahren rasant gestiegen. Einige Logistikdienstleister erhalten bereits über 80 Prozent der Auftragsdaten in digitaler Form – bei der C.E. Noerpel GmbH + Co. KG in Ulm sind es sogar deutlich mehr. Die manuelle Auftragserfassung wird dadurch erheblich entlastet und Übertragungsfehler beim Abschreiben von Lieferscheinen werden vermieden.

Sieben Schritte
Ein kleiner Teil der Aufträge gelangt über die so genannte Online-Erfassung via Internet oder als E-Mail-Anhang in das IT-System von Noerpel. Die meisten Daten fließen jedoch in den unterschiedlichsten Formaten direkt aus den individuellen Warenwirtschaftssystemen der Verlader. Dieser hereinströmende Daten-Mix muss bei Noerpel automatisch erkannt, zugeordnet, gelesen und für die Weiterverarbeitung umgewandelt werden. Feldinhalte werden entziffert und in neue Dateien hineinkopiert. Dabei müssen zum Teil Formeln beachtet und Feld-Positionen verändert werden.

Für solche Aufgaben gibt es so genannte "Daten-Konverter". Bei Noerpel kommt der DataWizard von Lobster zum Einsatz. Die Software vereint das Konvertieren und Übertragen von Daten in einem System. ?Mit dem DataWizard können wir in nur sieben Schritten Profile erstellen, mit denen wir Datenformate wie EDI, XML, FixRecordLength, SAP IDoc, ANSI X.12, CSV oder Excel verarbeiten?, erklärt Arnold Ottenbreit, Prokurist und IT-Leiter von Noerpel. Zur Zeit haben er und sein Team bereits über 400 unterschiedliche Profile erstellt, die den jeweiligen Bearbeitungs- beziehungsweise Umwandlungsprozess definieren. In der Regel funktioniert der Datenfluss ohne Probleme. Doch in der Praxis kommt es immer wieder zu Unstimmigkeiten. "Eine beim Absender falsch eingegebene Frankatur oder ein nicht ausgefülltes Feld beim Versand von Gefahrgut führt zu Fehlermeldungen", berichtet Ottenbreit. In diesen Fällen hat die technische Übertragung zwar funktioniert – die empfangenen Daten können jedoch strukturelle oder inhaltliche Mängel aufweisen.

Fehler schnell finden
Oft steht zu diesem Zeitpunkt der zu entladende Lkw im Sammelgut-Eingang schon bereit und kann aufgrund der stockenden Daten nicht entladen werden. Der Zeitdruck ist enorm. Hier kommt ein weiterer Vorteil der Lobster-Lösung ins Spiel: "Der komplette Weg der Daten kann auf einem zentralen Kontroll-Monitor überwacht werden", sagt Ottenbreit. Die übersichtliche Darstellung des DataWizards macht es leicht, jeden Fehler innerhalb der Daten sofort zu identifizieren und zu beheben. Ein weiterer Zeitgewinn entsteht durch das ereignisorientierte Arbeiten des DataWizards. Die Software meldet unverzüglich jede Veränderung – zum Beispiel dann, wenn neue Auftragsdaten per DFÜ eintreffen. "Bei Mängeln kann der DataWizard qualifiziert und konkret auf Fehler hinweisen, so dass eine Korrektur gegebenenfalls einfach möglich ist," so Ottenbreit. Seit Einführung des DataWizards ist die Zahl der Notrufe während des nächtlichen Umschlagphasen drastisch zurück gegangen. "Zwei Bereitschafts-Einsätze pro Woche waren für die Mitarbeiter der IT-Abteilung normal", erinnert sich Ottenbreit. Unvollständige, fehlerhafte oder gar nicht erst vorhandene Daten gehörten zu den häufigsten Ursachen. Heute können die Mitarbeiter in den operativen Abteilungen die meisten EDV-Probleme selbst lösen.

Automatische Abrechnung
Der erwähnte Kontroll-Monitor trägt hier einen wesentlichen Teil zur Vereinfachung bei. Aber auch die automatischen und leicht konfigurierbaren Hinweistexte beschleunigen und vereinfachen die Prozesse. Bei Empfängern, bei denen die Ware nur mit Hebebühne angeliefert werden können, generiert der DataWizard zum Beispiel automatisch einen entsprechenden Hinweis. "Dadurch steigt die Qualität", stellt Ottenbreit fest.

Noerpel nutzt aber noch weitere Eigenschaften des DataWizards. Denn mit Hilfe der Software können zusätzliche Programme erstellt werden, mit denen der Spediteur zum Beispiel die Abrechnung der eingesetzten Wechselbrücken steuert. "Damit ermitteln wir täglich, welche Wechselbrücken bei uns in Ulm genutzt werden", erklärt der IT-Leiter. Die Behälter gehören zum Teil einem Vermieter, dem IDS-Pool oder der C.E. Noerpel GmbH + Co. KG. Als Berechnungsgrundlage werden alle vorhandenen Brücken auf dem Betriebshof gescannt und die so erfassten Informationen an eine Datenbank gesendet. Von dort liest und analysiert sie der DataWizard, der anschließend eine Statistik generiert und IDS zur Verfügung stellt. "Das erspart uns erheblichen Verwaltungsaufwand", betont Ottenbreit. Insgesamt ist der Prokurist mit der Lösung und dem Service von Lobster sehr zufrieden. Nur selten muss Ottenbreit die Hotline des Software-Anbieters in Anspruch nehmen. "Aber wenn wir wirklich einmal nicht weiterkommen, helfen uns die Mitarbeiter von Lobster extrem schnell."

Quelle: KfdM – Kommunikation für den Mittelstand