Wie Saubermacher Einkauf und Lieferanten fit macht

Die Saubermacher Dienstleistungs AG beschleunigt und vereinfacht das Sammeln, Deponieren, Aufbereiten und Verwerten von Abfall. Digitalisierungslösungen pushen nicht nur die Abläufe im Unternehmen, sie ermöglichen auch die Ausweitung individueller Services für Kunden im Gewerbe- und Privatsektor. Nun gilt es, Einkauf und Lieferanten fit zu machen. Ein Ziel ist die Automatisierung der Prozesse und digitale Anbindung von Lieferanten zur Generierung von Echtzeitdaten ohne Informationsverluste.

Beitrag: Redaktion.

Der Entsorger mit Sitz in Feldkirchen will sämtliche Stoffe am Ende ihres Lebenszyklus so aufbereiten, dass immer höhere Anteile des Ursprungsstoffs recycelt und damit in einem nahezu unendlichen Kreislauf geführt werden. Beispiel sind die Selfservice-Plattformen wastebox.at und wastebox.biz mit Apps für Haushalts- bzw. Gewerbekunden. Via Smartphone können beispielsweise an jedem Wochentag rund um die Uhr Mulden für Baustellen bestellt werden. Die Vorteile der Digitalisierung lassen sich freilich erst dann heben, wenn interne Abteilungen des Entsorgers und auch Lieferanten Informationen ohne Medienbrüche austauschen.

Einkaufschefin Katrin Weinländer hat die Instandhaltung von Anlagen, Fahrzeugen und Geräten, diverse Behälterkategorien und Austauschrhythmen bei Containern und Mulden im Blick zu halten – eine Prozesskette, die täglich von ungeplanten Störmeldungen beeinflusst wird. Gefragt ist eine transparente Informationslandschaft, die den Einkauf mit Produktion, Logistik, Buchhaltung, Controlling und Lieferanten verbindet, wohlgemerkt ohne zeitraubende Abstimmungen. Seit Anfang 2018 richtet Katrin Weinländer das ehemals vorrangig operativ tätige Team strategisch neu aus. Auf der Agenda: weitgehende Eliminierung manueller Tätigkeiten, Optimierung von Dokumentenaustausch und Lieferantenanbindung, Sicherung von Compliance. Weinländer wird auf dem Weg zu autonom agierenden Einkaufsprozessen in Sachen Belegfluss und unkompliziertes digitales Onboarding der Lieferanten von der Netfira GmbH (Walldorf/München) unterstützt.

Belegmanagement ohne Medienbrüche.
Kick-off mit Netfira war im März 2018; Ende Mai endete der Testlauf. Seit August 2018 ist Saubermacher im Regelbetrieb. Auf Basis eines automatisierten Standardprozesses lassen sich nun Daten und Belege ohne Medienbrüche fehlerfrei austauschen, überprüfen und weiterverarbeiten. Die Einkaufschefin strebt eine digitalisierte Auswertbarkeit von Informationen und einen Know-how-Austausch auf Basis bereinigter bzw. angereicherter (Stamm-)Daten an. Der Einkauf hilft dann bei Rahmenvereinbarungen etwa bezüglich Leihpersonal, Betankung, Anlagen, Energie, C-Teilen und Instandhaltung. „Wir müssen das isolierte Wissen in einzelnen Köpfen und Silos systematisch allen Beteiligten verfügbar machen“, sagt Katrin Weinländer. „Auch andere Abteilungsleiter sollen sich Gedanken über Bedarfe, Zusammenarbeit und neue Ansätze machen.“

Enterprise Buyer und MailConnect für Lieferanten.
Signifikante Prozess- und Kostenvorteile lassen sich erst dann herbeiführen, wenn Lieferanten in größtmöglicher Anzahl bereitwillig mitmachen. Saubermacher bietet ihnen – auch den kleinen – mit dem Netfira Enterprise Buyer und dem Modul MailConnect einen vom jeweiligen Lieferantensystem unabhängigen Lösungsansatz, ohne lange Projektlaufzeit und Anfangsinvestitionen auf beiden Seiten. Zur Anbindung werden Lieferanten-Apps innerhalb weniger Minuten aufgesetzt und alternativ auf den Bedarf des Partners abgestimmt. Dokumente wie Auftragsbestätigungen, Lieferavis und Rechnungen lassen sich direkt aus dem lieferanteneigenen System versenden. Die Inhalte werden via Netfira-Tool mit 100-prozentiger Genauigkeit ausgelesen (auch bis zu 60 Seiten umfassende Tanksammeldokumente), im Einkauf durch den Netfira Enterprise Buyer automatisch überprüft und elektronisch in die angebundenen Systeme übermittelt. Kein Lieferant muss hierfür Aufwand betreiben oder sich auf einer separaten Web-Portallösung andocken. Verspätungen lassen sich deutlich früher erkennen. Die Saubermacher-Mitarbeiter haben volle Transparenz über den Prozess, und sie sehen sich nicht mehr dauernden Nachfragen ihrer internen Bedarfsträger ausgesetzt.

Vorteile durch KI.
Die Software basiert auf Künstlicher Intelligenz; sie führt bei Saubermacher zu erheblichem Mehrwert in Sachen Echtzeitinformation, Reklamationsmanagement, Skontoziehung, bidirektionalen Transaktionen, also mithin zu nahtlosen B2B-Workflows. Netfira-Geschäftsführer Reinald Schneller verweist auf verkürzte Reaktionszeiten, höhere Prozesssicherheit und verbesserte Stammdaten.

Ausblick:
Bis Ende 2018 waren 30 Lieferanten für den Einkaufsprozess und weitere 80 für den Rechnungsprozess angebunden. Seitdem läuft bereits ein hoher Prozentsatz aller Transaktionen automatisiert ab. Ab Jahresbeginn 2019 folgen die nächsten ca. 150 Lieferanten. Sukzessive werden alle angebunden. Katrin Weinländer und ihre drei Mitarbeiter wollen die Zahl der Lieferpartner reduzieren und dafür verstärkt auf strategische Zusammenarbeit setzen. Saubermacher schafft eine schnelle Freigabestruktur, kann auch bei kurzfristigen Kundenwünschen prompt agieren und gewinnt zusehends mehr Zeit für wertschöpfende strategische Tätigkeiten.

Quelle: LOGISTIK express Ausgabe 1/2019